Chủ nhà cho thuê phòng trọ chịu tác động của ít nhất năm thay đổi trong hai năm 2025–2026: số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế từ 1/7/2025, bộ máy thuế đổi sang thuế cơ sở khi bỏ cấp huyện, lệ phí môn bài bị bãi bỏ từ 1/1/2026, phương pháp khoán chấm dứt với hộ kinh doanh chậm nhất trong năm 2026, và việc quản lý thuế dựa ngày càng nhiều vào dữ liệu ngân hàng. Không cái nào là “thuế nhà trọ mới”, nhưng gộp lại, cách khai của nhiều chủ nhà sẽ phải khác năm trước.
Việc cần làm trước cuối năm không nhiều: cộng đúng doanh thu cho thuê năm 2026, kiểm xem mình đang khai dưới tư cách nào (cá nhân cho thuê tài sản hay hộ kinh doanh nhà trọ), cập nhật thông tin định danh, và sắp lại cách nhận tiền phòng. Các mục dưới đây đi lần lượt, chỉ nêu những gì đã chắc và chỉ chỗ tra phần còn lại.
Mình đang ở “ngăn” nào: cá nhân cho thuê tài sản hay hộ kinh doanh nhà trọ
Đây là câu hỏi phải trả lời trước, vì mọi việc phía sau phụ thuộc vào nó. Cùng là cho thuê phòng, nhưng trên hệ thống thuế có hai cách tồn tại khá khác nhau:
| Cá nhân cho thuê tài sản | Hộ kinh doanh dịch vụ nhà trọ | |
|---|---|---|
| Thường gặp khi | Cho thuê vài phòng, căn nhà, tầng nhà; chủ nhà không làm dịch vụ gì thêm | Đã đăng ký hộ kinh doanh, có dãy phòng, có quản lý, có thu thêm dịch vụ |
| Cách khai trước đây | Khai theo hợp đồng, theo kỳ thanh toán hoặc theo năm | Nhiều hộ được khoán một mức cả năm |
| Chịu tác động của việc bỏ khoán | Gần như không, vì vốn không khoán | Có, phải chuyển sang tự kê khai |
Không chắc mình thuộc ngăn nào thì nhìn lại hai thứ: có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hay không, và năm ngoái nhận thông báo thuế khoán hay tự nộp tờ khai cho thuê tài sản. Hai giấy đó nói rõ hơn mọi lời đoán.
Số định danh thay mã số thuế: việc nhỏ nhưng làm lệch hồ sơ
Từ 1/7/2025, số định danh cá nhân (số căn cước) được dùng thay mã số thuế cá nhân. Với chủ nhà trọ, điều này có ba hệ quả thực tế:
- Hồ sơ cũ khai bằng mã số thuế 10 số vẫn được liên kết, nhưng nếu thông tin nhân thân từng khai sai (ngày sinh, số giấy tờ cũ) thì lúc tra bằng số định danh có thể không ra đúng hồ sơ.
- Hợp đồng thuê nên ghi số định danh của chủ nhà, nhất là khi bên thuê là công ty và họ khai thuế thay. Ghi mã số thuế cũ không sai, nhưng dễ gây hỏi đi hỏi lại khi đối chiếu.
- Tài khoản thuế điện tử và ứng dụng thuế trên điện thoại đăng nhập bằng số định danh. Chủ nhà lớn tuổi thường chưa từng đăng nhập; năm nay là lúc nhờ con cháu làm cùng một lần.
Không cần xin cấp gì mới. Việc cần làm chỉ là kiểm thông tin nhân thân trên hồ sơ thuế đã khớp căn cước chưa, sai thì làm thủ tục cập nhật thông tin đăng ký thuế.
Thuế cơ sở, bỏ lệ phí môn bài và bỏ khoán: ba thay đổi về “chỗ” và “cách”
Nơi nộp hồ sơ. Từ 1/7/2025 bỏ cấp huyện; cơ quan thuế tổ chức lại thành ba cấp, cấp gần dân nhất là thuế cơ sở. Hồ sơ cho thuê nhà vẫn nộp ở cơ quan thuế quản lý nơi có căn nhà, nhưng tên nơi đó và địa chỉ tiếp nhận có thể đã đổi. Nhà ở tỉnh khác với nơi chủ nhà sống thì càng nên hỏi lại trước khi đi.
Lệ phí môn bài. Nghị quyết 198/2025/QH15 bãi bỏ lệ phí môn bài từ 1/1/2026. Trước đây cả cá nhân cho thuê tài sản lẫn hộ kinh doanh có doanh thu vượt mức đều phải nộp khoản này mỗi năm. Năm 2026 và từ đó về sau không còn khoản đó; ai nhận tin nhắn đòi “nộp môn bài nhà trọ” thì đó là dấu hiệu cần kiểm tra kỹ.
Thuế khoán. Cũng theo Nghị quyết 198/2025/QH15, phương pháp khoán thuế với hộ kinh doanh chấm dứt chậm nhất trong năm 2026. Hộ nhà trọ từng nộp một mức cố định cả năm sẽ phải tự kê khai doanh thu thực. Người đã khai theo diện cho thuê tài sản thì vốn đã tự khai, không đổi cách.
Lưu ý: bỏ môn bài không có nghĩa là bỏ thuế. Thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân trên doanh thu cho thuê vẫn tính như cũ khi doanh thu năm vượt ngưỡng không phải nộp thuế. Ngưỡng đó trước đây là 100 triệu đồng/năm và đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025 — mức hiện hành tra ở văn bản đang hiệu lực hoặc hỏi thuế cơ sở, đừng dựa vào con số truyền miệng.
Tiền phòng qua tài khoản: vì sao doanh thu “tự hiện ra”
Phần lớn người thuê bây giờ chuyển khoản tiền phòng. Cơ quan thuế ngày càng quản lý bằng dữ liệu — hoá đơn, giao dịch ngân hàng, thông tin từ nền tảng — nên một dãy trọ hai chục phòng thu đều đặn hằng tháng vào cùng một tài khoản là thông tin dễ thấy, không còn là con số chỉ chủ nhà biết.
Điều đó không có nghĩa là mọi khoản vào tài khoản đều là doanh thu. Chủ nhà thường nhận lẫn: tiền cọc, tiền điện nước thu theo đồng hồ, tiền con cái gửi, tiền bán hàng khác. Rắc rối nằm ở chỗ khi bị hỏi, chủ nhà phải tự chứng minh khoản nào là gì. Ba cách làm giúp nhẹ việc:
- Dùng một tài khoản riêng để nhận tiền phòng, không lẫn tiền gia đình.
- Nhờ người thuê ghi nội dung chuyển khoản theo một mẫu cố định: số phòng, tháng, khoản gì (tiền phòng, cọc, điện nước).
- Giữ sổ cọc riêng: nhận cọc ngày nào, trả lại ngày nào. Tiền cọc trả lại khi trả phòng không phải doanh thu, nhưng cọc bị giữ lại để bù tiền phòng thì là.
Các khoản thu thêm như điện, nước, rác, gửi xe, mạng: cách tính vào doanh thu tuỳ việc chủ nhà thu hộ đúng giá hay thu theo giá tự đặt. Trường hợp nào chưa rõ thì hỏi thuế cơ sở, ghi lại câu trả lời kèm ngày hỏi.
Khi bên thuê là công ty hoặc cần hoá đơn
Nhiều nhà trọ gần khu công nghiệp có khách là công ty thuê nguyên dãy cho công nhân. Khi đó có hai điểm cần làm rõ trong hợp đồng:
- Ai khai và nộp thuế. Tổ chức thuê tài sản của cá nhân có thể khai thuế thay cho chủ nhà nếu hai bên thoả thuận. Ghi rõ điều này, kèm giá thuê đã gồm hay chưa gồm thuế.
- Hoá đơn. Công ty cần hoá đơn để đưa tiền thuê vào chi phí. Cá nhân cho thuê không tự lập hoá đơn như doanh nghiệp, nhưng có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh sau khi đã khai, nộp thuế. Từ 1/7/2026 quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử được hướng dẫn bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; thủ tục cụ thể tra theo hai văn bản này.
Một chỗ hay sai: công ty trả trước tiền thuê nhiều tháng hoặc cả năm. Doanh thu cho thuê gắn với kỳ thanh toán theo hợp đồng; nhận trước một lần thì cách khai khác với nhận từng tháng. Nếu định nhận trước tiền của năm 2027 ngay trong tháng 12/2026, hỏi rõ trước khi nhận để khỏi khai nhầm kỳ.
Năm việc làm trước 31/12/2026
- Cộng doanh thu cho thuê cả năm 2026 theo từng phòng, từng tháng, tách tiền cọc và các khoản thu hộ. Làm bằng sổ tay hay bảng tính đều được, miễn đối chiếu được với sao kê.
- So với ngưỡng không phải nộp thuế hiện hành. Dưới ngưỡng vẫn nên giữ bảng cộng, vì đó là căn cứ khi được hỏi.
- Xác định lại tư cách: cá nhân cho thuê tài sản hay hộ kinh doanh. Hộ từng khoán thì chuẩn bị cách ghi chép cho năm 2027 ngay từ tháng 12.
- Rà hợp đồng thuê sắp gia hạn: ghi số định danh, giá đã gồm thuế hay chưa, ai khai thuế nếu bên thuê là tổ chức.
- Đăng nhập tài khoản thuế điện tử một lần để xem hồ sơ đã nộp, số đã nộp, thông báo còn treo. Không đăng nhập được thì xử lý bây giờ, đừng đợi tới mùa hạn.
Tự kiểm tra ở đâu
Ba chỗ chủ nhà tự xem được, không cần qua dịch vụ nào:
- Ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử cá nhân: đăng nhập bằng số định danh, xem hồ sơ khai đã nộp, số tiền đã nộp và thông báo của cơ quan thuế.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế: kiểm thông tin đăng ký có khớp căn cước không.
- Thuế cơ sở quản lý nơi có căn nhà: hỏi trực tiếp về ngưỡng doanh thu, kỳ khai và các khoản thu thêm. Đi hỏi thì mang theo hợp đồng thuê và bảng cộng doanh thu.
Cần hiểu kỹ cách tính cho thuê nhà qua nhiều tình huống, có thể đọc thêm phần thuế cho thuê tài sản trên Thuế Phí.
Câu hỏi thường gặp
Cho thuê vài phòng, doanh thu thấp, có phải làm gì không?
Nếu tổng doanh thu cho thuê năm dưới ngưỡng không phải nộp thuế hiện hành thì không phát sinh thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Vẫn nên giữ bảng cộng doanh thu và hợp đồng, vì khi dữ liệu ngân hàng cho thấy có dòng tiền đều, đó là thứ để giải thích.
Năm 2026 còn phải nộp lệ phí môn bài cho nhà trọ không?
Không. Lệ phí môn bài được bãi bỏ từ 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Nếu có người gọi điện hoặc nhắn tin đòi nộp khoản này, nên kiểm tra lại với thuế cơ sở trước khi chuyển tiền.
Tiền cọc có tính vào doanh thu không?
Tiền cọc nhận để bảo đảm hợp đồng và trả lại khi hết hạn thì không phải doanh thu. Phần cọc bị giữ lại để trừ tiền phòng còn thiếu hoặc bồi thường thì cần xem lại bản chất; giữ sổ cọc riêng để phân biệt.
Hai vợ chồng cùng đứng tên nhà thì ai khai?
Tài sản đồng sở hữu có thể cử một người đại diện khai cho cả nhóm, hoặc mỗi người khai phần của mình theo tỷ lệ sở hữu. Chọn cách nào thì thống nhất từ đầu năm và ghi rõ trong hồ sơ để các kỳ không lệch nhau.
Công ty thuê nguyên dãy trọ đã khai thay thì chủ nhà còn phải làm gì?
Kiểm tra công ty đã khai và nộp đúng tên, đúng số định danh của mình bằng cách đăng nhập tài khoản thuế điện tử. Giữ hợp đồng có điều khoản khai thay và chứng từ nộp thuế công ty gửi lại.
Nhà cho thuê ở tỉnh khác thì nộp hồ sơ ở đâu?
Hồ sơ khai thuế cho thuê tài sản nộp tại cơ quan thuế quản lý nơi có tài sản. Sau khi sắp xếp lại bộ máy, nên gọi hoặc tra thông tin thuế cơ sở phụ trách địa bàn đó trước khi đi, hoặc nộp qua tài khoản thuế điện tử.
