Nguyên tắc chính không đổi: khi công ty trả thu nhập từ 2 triệu đồng trở lên mỗi lần cho cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, công ty khấu trừ 10% trước khi trả. Người có thu nhập thấp, đủ điều kiện, được làm bản cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để công ty tạm chưa khấu trừ. Cuối năm, toàn bộ các khoản này nằm trong tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân của công ty.
Phần khó không nằm ở phép nhân 10%, mà ở giấy tờ đi kèm: hợp đồng ghi đúng bản chất công việc, số định danh cá nhân của người nhận tiền, chứng từ khấu trừ, và bản cam kết lập đúng lúc. Thiếu mấy thứ này thì cuối năm vừa khó quyết toán, vừa dễ bị loại khoản chi khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Dưới đây là thứ tự việc cho kế toán công ty nhỏ, nhất là nơi chỉ có một người lo cả sổ sách lẫn lương.
Ai thuộc diện khấu trừ 10%, ai không
Tên gọi “cộng tác viên” hay “thời vụ” không quyết định cách tính thuế. Thứ quyết định là loại hợp đồng và thời hạn.
| Tình huống | Cách khấu trừ thường áp dụng | Điều cần giữ |
|---|---|---|
| Hợp đồng dịch vụ, khoán việc với cá nhân (viết bài, thiết kế, dịch thuật, chụp ảnh, sửa chữa) | Khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần | Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ chi |
| Hợp đồng lao động dưới 3 tháng (bốc xếp mùa cao điểm, bán hàng dịp Tết) | Khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần | Hợp đồng, bảng chấm công, bảng lương |
| Hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên | Khấu trừ theo biểu luỹ tiến sau giảm trừ gia cảnh | Đăng ký giảm trừ, người phụ thuộc |
| Cá nhân có đăng ký hộ kinh doanh, xuất hoá đơn cho công ty | Hộ tự khai, nộp thuế của hộ; công ty nhận hoá đơn | Hoá đơn của hộ, không khấu trừ 10% trùng |
Chỗ hay sai: chia một khoản thành nhiều lần dưới 2 triệu đồng để khỏi khấu trừ. Nếu công việc là một, nghiệm thu một lần, mà chứng từ chi bị tách nhỏ, khi kiểm tra cơ quan thuế nhìn vào bản chất giao dịch. Công ty phải khấu trừ bổ sung, chịu tiền chậm nộp, và người lao động bị kéo vào rắc rối không đáng có. Không nên làm.
Chỗ thứ hai hay sai là ký nối nhiều hợp đồng 2 tháng liên tiếp với cùng một người làm cùng một việc. Về hình thức đó là hợp đồng ngắn, nhưng thực chất là quan hệ lao động kéo dài. Việc này còn chạm sang bảo hiểm xã hội và luật lao động, không chỉ thuế.
Bản cam kết: ai được làm và lập lúc nào
Bản cam kết là cách để người có thu nhập thấp khỏi bị giữ 10% rồi chờ quyết toán mới được hoàn. Điều kiện chung theo quy định lâu nay:
- Người nhận chỉ có duy nhất thu nhập thuộc diện khấu trừ 10% tại một nơi (không có lương từ nơi khác).
- Ước tính tổng thu nhập chịu thuế cả năm, sau khi trừ giảm trừ gia cảnh, chưa tới mức phải nộp thuế. Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ cho bản thân là 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15).
- Người nhận đã có mã số thuế — từ 1/7/2025 dùng số định danh cá nhân thay mã số thuế.
Cam kết phải lập trước khi trả tiền, không phải cuối năm mới gom cho đủ. Người cam kết tự chịu trách nhiệm về nội dung; nếu cam kết sai (thật ra có lương ở nơi khác), phần thuế thiếu là của họ, nhưng công ty vẫn nên lưu cam kết cùng chứng từ chi để chứng minh mình đã làm đúng thủ tục.
Mẫu bản cam kết nằm trong thông tư hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân đang hiệu lực. Từ 1/7/2026, bộ văn bản hướng dẫn mới gồm Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC. Nên tải mẫu tại thời điểm dùng, đừng dùng mẫu in sẵn từ nhiều năm trước.
Giấy tờ phải có ngay từ lần trả tiền đầu tiên
Với mỗi cộng tác viên, lập một túi hồ sơ (giấy hoặc thư mục số) gồm:
- Hợp đồng ghi rõ công việc, thời hạn, cách tính thù lao, bên nào khấu trừ thuế.
- Số định danh cá nhân và họ tên đúng như trên căn cước. Sai một chữ trong tên là tờ khai quyết toán bị lệch dữ liệu.
- Biên bản nghiệm thu hoặc bảng chấm công — bằng chứng công việc có thật.
- Chứng từ chi: ưu tiên chuyển khoản vào tài khoản đứng tên chính người đó. Trả hộ vào tài khoản người thân là chỗ bị hỏi nhiều nhất.
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (điện tử) cho các lần đã khấu trừ, hoặc bản cam kết nếu không khấu trừ.
Năm món này cũng là bộ chứng từ để khoản chi được tính vào chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Khoản trả cho cá nhân không có hoá đơn thì hợp đồng, nghiệm thu và chứng từ thanh toán gánh thay vai trò hoá đơn — thiếu một thứ là yếu hẳn.
Chứng từ khấu trừ điện tử: cấp cho ai, khi nào
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nay lập dạng điện tử theo quy định về hoá đơn, chứng từ (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP; từ 1/7/2026 có thêm Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về hoá đơn, chứng từ điện tử — tra điều khoản cụ thể ở văn bản đang hiệu lực).
Cách làm gọn cho công ty nhỏ:
- Lập chứng từ theo từng lần khấu trừ nếu cộng tác viên làm lẻ tẻ; hoặc một chứng từ cho nhiều lần trong năm nếu người nhận đồng ý và quy định cho phép — hỏi lại bên cung cấp phần mềm hoá đơn về cách thiết lập.
- Gửi chứng từ cho người nhận qua thư điện tử hoặc tin nhắn, lưu bằng chứng đã gửi.
- Người nhận cần chứng từ này khi tự quyết toán hoặc đề nghị hoàn. Không cấp là để họ quay lại hỏi vào đúng tháng 3–4, lúc kế toán bận nhất.
Tờ khai tháng, quý và tờ khai quyết toán năm
Số thuế đã khấu trừ 10% được kê vào tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của kỳ phát sinh (tháng hoặc quý tuỳ công ty đang khai theo kỳ nào), nộp tiền cùng hạn tờ khai: tháng — ngày 20 tháng sau; quý — ngày cuối cùng tháng đầu quý sau, theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14. Tháng có trả tiền nhưng không khấu trừ (vì dưới 2 triệu đồng hoặc có cam kết) vẫn kê thu nhập đã trả nếu mẫu tờ khai yêu cầu.
Cuối năm, tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập có phụ lục riêng cho cá nhân nhận thu nhập không theo hợp đồng lao động từ 3 tháng. Mỗi dòng là một người: số định danh, tổng thu nhập, số đã khấu trừ. Hạn nộp là ngày cuối cùng tháng thứ 3 sau năm — với năm 2026, rơi vào 31/3/2027.
Công ty có trả thu nhập mà không khấu trừ đồng nào trong năm vẫn cần xem mình có thuộc diện phải quyết toán hay không theo quy định hiện hành. Đừng tự suy “không khấu trừ thì không phải khai”.
Bảng việc chốt trong tháng 11 và 12/2026
| Việc | Vì sao làm ngay bây giờ |
|---|---|
| Lập danh sách mọi cá nhân đã nhận tiền trong năm, kể cả người chỉ làm một lần | Đầu năm sau người làm thời vụ đã tản đi, khó xin lại số định danh |
| Đối chiếu tổng tiền đã trả với sao kê ngân hàng và sổ chi phí | Khoản trả tiền mặt hay bị sót khỏi tờ khai |
| Kiểm cam kết: người nào đã có việc làm chính thức ở nơi khác giữa năm | Cam kết không còn đúng thì từ lần trả sau phải khấu trừ |
| Xuất đủ chứng từ khấu trừ cho các lần đã khấu trừ | Tránh dồn việc vào mùa quyết toán |
| Rà hợp đồng thời vụ nối tiếp nhau | Quyết định từ năm 2027 ký hợp đồng lao động đúng loại |
| Gom khoản thưởng, tiền hỗ trợ trả cho cộng tác viên dịp cuối năm | Vẫn là thu nhập, cộng vào lần trả để xét mốc 2 triệu đồng |
Hạn tờ khai tháng 10/2026 là thứ Sáu 20/11/2026; tháng 11/2026 là thứ Hai 21/12/2026 (ngày 20/12 rơi vào Chủ nhật nên lùi). Công ty khai quý thì kỳ quý IV/2026 nộp tới ngày 1/2/2027 vì 31/1/2027 là Chủ nhật.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử của công ty: xem các tờ khai khấu trừ đã nộp trong năm, số đã nộp tiền, còn thiếu kỳ nào.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: nhập số định danh của cộng tác viên để kiểm họ tên đã khớp trên hệ thống trước khi đưa vào tờ khai quyết toán.
- Cổng hoá đơn điện tử (hoặc phần mềm hoá đơn đang dùng): danh sách chứng từ khấu trừ đã lập, đã gửi.
- Thuế cơ sở quản lý: hỏi khi gặp trường hợp khó xếp loại, như người nước ngoài làm cộng tác viên hoặc cá nhân vừa có hợp đồng dịch vụ vừa có hợp đồng lao động với công ty.
Câu hỏi thường gặp
Cộng tác viên không muốn đưa số định danh thì có trả tiền được không?
Công ty vẫn trả được, nhưng vẫn phải khấu trừ nếu khoản trả từ 2 triệu đồng trở lên và phải kê người nhận vào tờ khai. Không có số định danh thì tờ khai quyết toán thiếu dữ liệu và khoản chi dễ bị hỏi. Nên đưa yêu cầu cung cấp số định danh vào điều kiện hợp đồng ngay từ đầu.
Trả 1,8 triệu đồng mỗi tuần cho cùng một người có phải khấu trừ không?
Mốc 2 triệu đồng xét theo từng lần trả. Nếu mỗi tuần là một phần việc riêng, nghiệm thu riêng, thì mỗi lần dưới mốc chưa phải khấu trừ. Nếu thực chất là một hợp đồng tháng bị chia nhỏ để né mốc, rủi ro thuộc về công ty.
Người làm thời vụ là sinh viên, có nên cho làm cam kết luôn không?
Chỉ khi người đó đáp ứng điều kiện: không có thu nhập tiền lương ở nơi khác và ước tính cả năm chưa tới mức phải nộp thuế. Kế toán không nên tự điền sẵn cam kết thay họ; giải thích điều kiện rồi để họ tự quyết định ký.
Khoản chi cho cộng tác viên có cần hoá đơn mới được tính chi phí không?
Cá nhân không kinh doanh thì không có hoá đơn để xuất. Chứng từ thay thế là hợp đồng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán và chứng từ khấu trừ thuế. Nếu người đó có đăng ký hộ kinh doanh thì lấy hoá đơn của hộ.
Quên khấu trừ ba lần trả hồi tháng 5, giờ sửa thế nào?
Khai bổ sung tờ khai khấu trừ của kỳ đó và nộp số thuế lẽ ra phải khấu trừ, kèm tiền chậm nộp theo ngày (mức 0,03%/ngày theo quy định lâu nay — kiểm tra mức hiện hành). Làm trước khi quyết toán năm để số liệu trên tờ khai năm khớp với các kỳ.
Người đã ký cam kết giữa năm có việc làm chính thức ở công ty khác thì sao?
Bản cam kết không còn đúng từ thời điểm đó. Từ lần trả tiếp theo công ty khấu trừ 10% bình thường. Phần năm của người đó sẽ được tổng hợp khi họ tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
