Khi quy định hoá đơn mới có hiệu lực từ 1/7/2026 — Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ điện tử và Thông tư 91/2026/TT-BTC đi kèm — doanh nghiệp nên rà sáu nhóm việc: phần mềm và mẫu hoá đơn, thời điểm lập theo từng loại giao dịch, quy trình xử lý sai sót, chứng từ khấu trừ thuế, kiểm soát hoá đơn đầu vào, và phân quyền, lưu trữ.
Bài này cố ý không tóm tắt nội dung điều khoản của hai văn bản; việc đó nên làm trực tiếp trên văn bản gốc. Thay vào đó, mỗi nhóm việc đi kèm những câu hỏi cụ thể để kế toán cầm văn bản và đối chiếu với cách doanh nghiệp đang làm. Rà xong, doanh nghiệp biết chỗ nào giữ nguyên, chỗ nào phải đổi.
Hai văn bản mới và chỗ đứng của chúng
Trước 1/7/2026, hoá đơn điện tử chủ yếu được điều chỉnh bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Từ 1/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực, trong cùng đợt với các văn bản hướng dẫn quản lý thuế, đăng ký thuế và thuế thu nhập cá nhân.
Văn bản nào hết hiệu lực, điều khoản nào còn áp dụng cho giao dịch phát sinh trước ngày 1/7/2026, hoá đơn lập trước nhưng điều chỉnh sau thì theo quy định nào — tất cả nằm ở phần hiệu lực thi hành và chuyển tiếp của văn bản mới. Đọc phần này đầu tiên, trước khi đọc bất cứ điều gì khác.
Lưu ý thêm: các bài hướng dẫn trên mạng viết trước tháng 7/2026 vẫn dẫn văn bản cũ. Chúng hữu ích để hiểu khái niệm, nhưng không dùng làm căn cứ cho cách làm sau mốc này.
Rà thứ nhất: phần mềm và mẫu hoá đơn
Câu hỏi cần trả lời:
- Nhà cung cấp phần mềm hoá đơn đã cập nhật theo văn bản mới chưa, từ phiên bản nào, ngày nào? Có văn bản xác nhận không?
- Mẫu hoá đơn doanh nghiệp đang dùng có phải đăng ký, thông báo lại hay điều chỉnh gì không?
- Các trường thông tin trên hoá đơn (người mua, hàng hoá, thuế suất, hình thức thanh toán) có thay đổi yêu cầu không?
- Phần mềm kế toán nhận dữ liệu hoá đơn có đọc được định dạng mới không?
Cách làm thực tế: lập thử năm, sáu hoá đơn đại diện cho các loại giao dịch của doanh nghiệp (bán hàng trong nước, dịch vụ, hàng khuyến mãi, hàng trả lại, bán cho khách không có mã số thuế), rồi đối chiếu từng hoá đơn với văn bản. Làm trên dữ liệu thử, không làm trên hoá đơn thật đã gửi khách.
Rà thứ hai: thời điểm lập hoá đơn theo từng loại giao dịch
Thời điểm lập hoá đơn là chỗ sai phổ biến nhất và cũng là chỗ hay bị hỏi khi kiểm tra. Cách rà: liệt kê các loại giao dịch doanh nghiệp thật sự có, rồi với mỗi loại trả lời hai câu — hoá đơn đang được lập vào lúc nào (khi giao hàng, khi thu tiền, khi nghiệm thu, cuối tháng) và văn bản mới quy định lúc nào.
- Bán hàng giao ngay: hoá đơn có đang lập cùng lúc giao hàng không, hay dồn cuối ngày, cuối tuần?
- Bán hàng giao nhiều lần theo một hợp đồng: đang lập theo từng lần giao hay một lần khi giao đủ?
- Dịch vụ thu tiền trước: đang lập khi nhận tiền hay khi hoàn thành dịch vụ?
- Dịch vụ nghiệm thu theo giai đoạn: đang lập theo biên bản nghiệm thu từng giai đoạn hay khi kết thúc?
- Xây dựng, lắp đặt: đang lập theo khối lượng nghiệm thu, bàn giao hay theo tiến độ thu tiền?
- Bán lẻ nhiều lần mỗi ngày: đang lập từng lần hay tổng hợp?
Người trả lời phải là kế toán của chính doanh nghiệp, cầm văn bản gốc; bài này cố ý không điền sẵn câu trả lời để tránh bị dùng thay văn bản. Loại giao dịch nào mà cách đang làm lệch với quy định là chỗ phải đổi quy trình, và phải báo cho bộ phận bán hàng, dự án biết trước khi áp dụng.
Rà thứ ba: quy trình xử lý hoá đơn sai sót
Hoá đơn sai tên, sai mã số thuế, sai số lượng, sai thuế suất — chuyện xảy ra hằng tháng ở doanh nghiệp nào cũng vậy. Câu hỏi không phải là có sai không, mà là xử lý thế nào cho đúng và nhất quán:
- Ai phát hiện sai và báo cho ai? Có mẫu yêu cầu nội bộ không?
- Khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế, khi nào huỷ? Văn bản mới có đổi cách phân loại hay thủ tục không?
- Có phải thông báo với cơ quan thuế về hoá đơn sai sót không, theo mẫu nào, trong thời hạn nào?
- Có cần thoả thuận bằng văn bản với người mua trước khi điều chỉnh không?
- Ai là người duyệt cuối cùng trước khi phát hành hoá đơn điều chỉnh, thay thế?
Viết lại quy trình thành một trang, dán cạnh bàn kế toán. Quy trình không viết ra thì mỗi người xử lý một kiểu, và đến khi bị kiểm tra không ai giải thích được vì sao hai hoá đơn sai giống nhau lại được xử lý khác nhau.
Rà thứ tư: chứng từ khấu trừ thuế và chứng từ khác
Nghị định 254/2026/NĐ-CP điều chỉnh cả chứng từ điện tử, không chỉ hoá đơn. Với doanh nghiệp, loại chứng từ gặp nhiều nhất là chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cấp cho người lao động và người nhận thu nhập vãng lai.
- Doanh nghiệp đang cấp chứng từ khấu trừ bằng cách nào, trên phần mềm nào? Đã theo quy định mới chưa?
- Khoản trả thu nhập từ 2 triệu đồng/lần cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng bị khấu trừ 10% — chứng từ cho các khoản này có được cấp đầy đủ, đúng thời điểm không?
- Người lao động nghỉ việc giữa năm có nhận được chứng từ không?
Chứng từ khấu trừ là căn cứ để người lao động tự quyết toán và đề nghị hoàn. Cấp thiếu hoặc sai thì người chịu phiền là người lao động, và cuối cùng quay lại thành việc của phòng nhân sự.
Rà thứ năm: kiểm soát hoá đơn đầu vào
Quy định mới về hoá đơn tác động cả tới phía mua. Những điểm nên kiểm:
- Chứng từ thanh toán: hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (Luật 48/2024/QH15). Doanh nghiệp có đang trả tiền mặt cho những khoản này không?
- Đối chiếu với cổng hoá đơn điện tử hằng tháng: hoá đơn nhà cung cấp gửi có khớp với dữ liệu trên hệ thống không.
- Trạng thái nhà cung cấp: nhà cung cấp chính có đang hoạt động bình thường tại địa chỉ đăng ký không. Hoá đơn từ doanh nghiệp sau đó bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký là rủi ro cho bên mua.
- Hoá đơn nhận sau khi đã hạch toán: có quy trình theo dõi khoản đã ghi chi phí nhưng chưa có hoá đơn không.
Rà thứ sáu: phân quyền và lưu trữ
- Ai được lập, ai được ký, ai được huỷ hoá đơn trên phần mềm? Quyền của nhân viên đã nghỉ đã thu hồi chưa?
- Chữ ký số dùng cho hoá đơn còn hạn tới khi nào, ai giữ?
- Lưu trữ: hoá đơn, chứng từ dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Dữ liệu đang nằm ở phần mềm của nhà cung cấp — nếu đổi nhà cung cấp thì lấy dữ liệu cũ ra thế nào?
- Sao lưu: có bản sao định kỳ nằm ngoài phần mềm không, và đã thử khôi phục lần nào chưa?
Nhóm việc này ít liên quan trực tiếp tới câu chữ trong văn bản mới, nhưng đợt thay quy định là dịp tốt để làm, vì phần mềm đằng nào cũng phải cập nhật.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn, danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào theo kỳ.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: thông báo của cơ quan thuế về hoá đơn, về hồ sơ đăng ký.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái nhà cung cấp và khách hàng lớn.
- Văn bản gốc của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC trên cổng thông tin chính thức.
Làm xong sáu nhóm việc, lưu lại kết quả rà soát thành một tài liệu ngắn có ngày tháng và người thực hiện. Khi quy định thay đổi lần sau, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật tài liệu đó, không phải làm lại từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn lập tháng 6/2026 bị sai, phát hiện tháng 8/2026 thì xử lý theo quy định nào?
Đây là tình huống chuyển tiếp điển hình. Đọc phần hiệu lực thi hành và chuyển tiếp của Nghị định 254/2026/NĐ-CP để biết cách áp dụng, và hỏi cơ quan thuế quản lý nếu văn bản chưa rõ với trường hợp của mình.
Phần mềm báo đã cập nhật thì doanh nghiệp có cần tự kiểm tra không?
Nên kiểm tra. Lập thử hoá đơn cho các loại giao dịch của mình và đối chiếu với văn bản. Người lập và ký hoá đơn vẫn chịu trách nhiệm về nội dung, không phải nhà cung cấp phần mềm.
Doanh nghiệp nhỏ ít hoá đơn có cần làm đủ sáu nhóm việc không?
Nên làm, nhưng mức độ đơn giản hơn. Doanh nghiệp ít loại giao dịch thì bảng thời điểm lập chỉ vài dòng; phân quyền chỉ vài người. Một buổi chiều là đủ.
Có phải thông báo gì với cơ quan thuế khi quy định mới có hiệu lực không?
Tuỳ việc doanh nghiệp có phải thay đổi đăng ký sử dụng hoá đơn hay không theo văn bản mới. Kiểm tra mục thông báo trên tài khoản thuế điện tử và hỏi nhà cung cấp phần mềm về thủ tục cần làm.
Hoá đơn đầu vào dưới 5 triệu đồng trả tiền mặt có sao không?
Theo Luật 48/2024/QH15, điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ áp dụng với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Dưới mức này vẫn cần hoá đơn hợp lệ; nhưng chia nhỏ một giao dịch thành nhiều hoá đơn để lách ngưỡng là rủi ro.
Đổi nhà cung cấp phần mềm hoá đơn giữa năm có được không?
Được, nhưng cần làm thủ tục thay đổi theo quy định và bảo đảm lấy được toàn bộ dữ liệu hoá đơn cũ để lưu trữ. Nên đổi vào đầu tháng hoặc đầu quý để số liệu kỳ khai gọn.
