Với cách tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu mà phần lớn hộ kinh doanh đang áp dụng, hoá đơn, giấy tờ mua hàng không làm giảm số thuế — thuế tính trên tiền bán ra, không trừ giá vốn. Nhưng sau khi bỏ khoán, hộ nhập hàng ở chợ đầu mối hay mua của nhà vườn vẫn nên giữ một bộ giấy tờ tối thiểu cho mỗi lần nhập: để chứng minh hàng có nguồn gốc khi bị hỏi, để giải thích doanh thu khi cơ quan thuế đối chiếu, và để sẵn sàng nếu cách tính áp cho hộ có trừ chi phí theo quy định hiện hành.
Tin tốt là bộ giấy tờ đó không cần là hoá đơn. Một biên nhận có tên người bán, một lệnh chuyển khoản có nội dung, một dòng trong sổ nhập hàng — làm đều đặn là đủ trong phần lớn trường hợp.
Hoá đơn mua vào có làm giảm thuế của hộ không
Với phương pháp tính theo tỷ lệ trên doanh thu:
Số thuế = Doanh thu bán ra × Tỷ lệ của ngành
Giá vốn hàng mua vào không xuất hiện trong công thức. Một sạp rau bán ra 50 triệu đồng/tháng thì số thuế tính trên 50 triệu đồng, dù nhập hàng hết 40 triệu đồng hay 45 triệu đồng, có hoá đơn hay không. Vì vậy câu hỏi “không có hoá đơn đầu vào thì có bị tính thuế cao hơn không” — câu trả lời là không, với phương pháp này.
Có hai ngoại lệ cần để ý. Thứ nhất, nếu quy định hiện hành áp cho hộ quy mô lớn cách tính có trừ chi phí, thì chứng từ mua vào quyết định chi phí được trừ. Thứ hai, hộ tự nguyện hoặc thuộc diện phải áp dụng chế độ kế toán đầy đủ hơn sẽ có yêu cầu chứng từ chặt hơn. Hộ không chắc mình thuộc trường hợp nào thì hỏi thuế cơ sở.
Vì sao vẫn phải giữ giấy tờ nhập hàng
- Chứng minh nguồn gốc hàng hoá. Hàng hoá lưu thông trên thị trường phải có nguồn gốc rõ ràng theo các quy định về quản lý thị trường. Khi bị kiểm tra, hộ không đưa ra được giấy tờ nhập nào thì rất khó giải thích.
- Đối chiếu doanh thu. Cơ quan thuế có thể so doanh thu khai với quy mô nhập hàng. Nhập 100 triệu đồng mà khai bán 60 triệu đồng, không có hàng tồn tương ứng, là chênh lệch phải giải thích. Sổ nhập hàng chính là cách chứng minh doanh thu khai là hợp lý.
- Tính lãi thật. Không có số nhập thì chủ hộ cũng không biết mình lãi bao nhiêu, chỉ biết doanh thu.
- Chuẩn bị cho quy mô lớn hơn. Khi hộ phát triển, chuyển lên doanh nghiệp, lịch sử nhập hàng là dữ liệu đầu tiên người làm kế toán cần.
Bộ giấy tờ tối thiểu cho một lần nhập hàng
| Giấy tờ | Ghi gì | Khi không có |
|---|---|---|
| Biên nhận, phiếu giao hàng của người bán sỉ | Tên hoặc tên sạp người bán, số điện thoại, ngày, tên hàng, số lượng, tiền | Tự viết một phiếu, nhờ người bán ký hoặc chụp ảnh người bán cầm phiếu |
| Chứng từ thanh toán | Lệnh chuyển khoản có nội dung “tiền hàng ngày…, sạp…” | Trả tiền mặt thì ghi số tiền vào phiếu và sổ nhập |
| Dòng trong sổ nhập hàng | Ngày, người bán, hàng, số lượng, tiền | Không có ngoại lệ — sổ là thứ bắt buộc nên có |
| Hoá đơn (nếu người bán lập được) | Theo quy định về hoá đơn | Chủ động xin khi người bán đã kê khai |
Chuyển khoản là cách rẻ nhất để có chứng từ: mỗi lần trả tiền hàng là một dòng trên sao kê, có ngày, có tài khoản người nhận. Hộ nhập hàng hằng ngày nên dần chuyển sang trả bằng chuyển khoản, ít nhất với những mối hàng quen.
Mua trực tiếp của người trồng, người nuôi
Hộ bán trái cây, rau, gà vịt, thuỷ sản thường mua thẳng của nông dân tự sản xuất. Người bán loại này thường không kinh doanh thường xuyên và không có hoá đơn. Cách giữ giấy tờ hợp lý:
- Ghi tên, địa chỉ (thôn, xã), số điện thoại người bán vào sổ nhập hàng.
- Ghi loại hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền; nếu cân tại vườn thì ghi số cân.
- Trả tiền qua chuyển khoản khi được, hoặc nhờ người bán ký nhận vào sổ.
- Với mối hàng thường xuyên, chụp ảnh căn cước người bán một lần (khi họ đồng ý) và lưu kèm.
Doanh nghiệp mua của nông dân có mẫu bảng kê riêng theo quy định để tính chi phí; hộ kinh doanh chưa cần tới mức đó, nhưng ghi đủ các cột trên là đã có gần như toàn bộ thông tin một bảng kê cần.
Mùa vụ cũng nên được ghi lại: tháng thu hoạch rộ, giá nhập thấp và số lượng lớn; tháng giáp vụ thì ngược lại. Những ghi chú ngắn kiểu “vụ chính, giá giảm” bên cạnh dòng nhập giúp giải thích vì sao tỷ lệ nhập–bán thay đổi giữa các tháng.
Khi người bán sỉ cũng đã chuyển sang kê khai
Năm 2026 không chỉ hộ bán lẻ bỏ khoán; nhiều hộ bán sỉ ở chợ đầu mối cũng chuyển sang kê khai và bắt đầu lập hoá đơn. Điều này mở ra một thay đổi dần dần:
- Mối hàng lớn có thể lập hoá đơn cho mình nếu được đề nghị. Hỏi thử — có hoá đơn thì bộ giấy tờ gọn hơn hẳn.
- Hoá đơn ghi thông tin người mua là hộ của mình: cung cấp đúng tên hộ, số định danh hoặc mã số thuế theo đăng ký.
- Người bán sỉ nói “lấy hoá đơn thì cộng thêm tiền” — đó là chuyện giá, hộ tự cân nhắc. Với cách tính theo tỷ lệ, hoá đơn đầu vào không làm giảm thuế của hộ, nên thường chỉ đáng lấy khi hàng có giá trị lớn hoặc cần chứng minh nguồn gốc chặt.
Điều không nên làm: mua “hoá đơn khống” từ người không bán hàng cho mình để “cho có giấy tờ”. Đó là hành vi sử dụng hoá đơn không hợp pháp, rủi ro lớn hơn nhiều so với việc không có hoá đơn.
Sổ nhập hàng: ghi thế nào cho đủ mà không mất thời gian
Một cuốn sổ giấy hoặc một bảng tính trên điện thoại, mỗi lần nhập một dòng:
| Ngày | Người bán | Hàng | Số lượng | Thành tiền | Trả bằng |
|---|---|---|---|---|---|
| 05/10 | Sạp chị B, chợ đầu mối, số điện thoại… | Cải thảo | 200 kg | 2.400.000 | Chuyển khoản |
| 05/10 | Nhà vườn ông C, xã… | Bưởi | 150 quả | 3.000.000 | Tiền mặt, có ký nhận |
(Số liệu giả định.) Cuối tháng cộng cột thành tiền, đặt cạnh tổng doanh thu tháng. Tỷ lệ giữa hai con số tương đối ổn định theo mặt hàng; tháng nào lệch nhiều thì xem lại — thường là quên ghi doanh thu, hoặc hàng hư hỏng nhiều. Giữ phiếu, biên nhận theo tháng trong một túi hoặc một thư mục ảnh. Thời gian lưu giữ chứng từ và cách sắp xếp có thêm tại mục lưu trữ chứng từ trên Thuế Chuẩn.
Những ngộ nhận hay gặp về hoá đơn đầu vào
- “Bỏ khoán rồi thì phải có hoá đơn cho mọi món hàng nhập.” Không đúng với cách tính theo tỷ lệ trên doanh thu. Cần giấy tờ chứng minh nguồn gốc và giao dịch, không nhất thiết là hoá đơn.
- “Có hoá đơn đầu vào thì được trừ thuế giá trị gia tăng như doanh nghiệp.” Hộ tính theo tỷ lệ không khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Chỉ cơ sở theo phương pháp khấu trừ mới làm việc đó.
- “Nhập hàng không hoá đơn thì không dám khai doanh thu thật.” Hai chuyện không liên quan. Doanh thu khai theo tiền bán ra; khai thấp để “khớp” với giấy tờ nhập ít ỏi chỉ tạo thêm rủi ro.
- “Tiền mặt thì không ai biết.” Có thể đúng với từng giao dịch lẻ, nhưng quy mô nhập, quy mô cửa hàng, dòng tiền chuyển khoản của khách đều là căn cứ để đánh giá doanh thu có hợp lý hay không.
Nói gọn: giấy tờ nhập hàng là để tự bảo vệ, không phải để giảm thuế. Hiểu đúng như vậy thì sẽ không bị cuốn vào những lời mời bán “hoá đơn cho đủ bộ”.
Tự kiểm tra ở đâu
- Thuế cơ sở quản lý: hộ mình đang áp dụng cách tính nào, có yêu cầu gì về chứng từ mua vào.
- Cổng hoá đơn điện tử hoặc ứng dụng thuế: tra hoá đơn người bán sỉ đã lập cho hộ mình, nếu có.
- Sao kê tài khoản dùng trả tiền hàng: đối chiếu với sổ nhập hàng hằng tháng.
Câu hỏi thường gặp
Không có hoá đơn đầu vào thì hộ có bị phạt không?
Với thuế tính theo tỷ lệ trên doanh thu, không có hoá đơn đầu vào không làm tăng số thuế. Nhưng hàng hoá không chứng minh được nguồn gốc có thể bị xử lý theo quy định quản lý thị trường, nên vẫn cần giữ giấy tờ nhập.
Biên nhận viết tay có được coi là giấy tờ hợp lệ không?
Biên nhận viết tay ghi đủ người bán, ngày, hàng, số lượng, tiền, có chữ ký hoặc xác nhận của người bán là bằng chứng giao dịch có giá trị tham khảo. Kèm chuyển khoản thì càng chắc.
Hàng hư hỏng, bỏ đi có cần ghi lại không?
Nên ghi. Hàng hư nhiều làm tỷ lệ giữa nhập và bán lệch; có ghi chép thì giải thích được khi bị hỏi vì sao nhập nhiều mà bán ít.
Người bán sỉ không cho chụp ảnh, không ký nhận thì làm sao?
Chuyển khoản là cách đơn giản nhất: sao kê có tên tài khoản người nhận, ngày và số tiền. Kết hợp với dòng ghi trong sổ nhập là đủ cho phần lớn trường hợp.
Hộ bán cho quán ăn, công ty có cần hoá đơn đầu vào mới lập được hoá đơn bán ra không?
Không. Hộ lập hoá đơn bán ra theo quy định về hoá đơn cho hàng mình bán; hoá đơn bán ra không phụ thuộc vào việc có hoá đơn mua vào.
Giấy tờ nhập hàng giữ trong bao lâu?
Nên giữ ít nhất tới khi hết thời hạn cơ quan thuế có thể kiểm tra kỳ đó theo quy định. Cách dễ nhất là chụp ảnh lưu theo tháng, sao lưu thêm một bản ngoài điện thoại.
