Hộ kinh doanh vừa có cửa hàng vừa bán qua sàn: phần nào sàn khấu trừ thay

Với hộ vừa có cửa hàng vừa bán qua sàn: phần doanh thu phát sinh trên sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán được sàn khấu trừ, nộp thay thuế theo quy định áp dụng từ giữa năm 2025; phần bán tại cửa hàng, qua điện thoại, qua mạng xã hội hay trên nền tảng không có chức năng thanh toán thì hộ vẫn tự khai như trước. Việc của chủ hộ là tách hai phần này rõ ràng, không khai trùng và không bỏ sót.

Nghe thì gọn, nhưng thực tế một đơn hàng có thể đặt trên sàn rồi khách huỷ và mua lại tại cửa hàng, hay khách quen nhắn tin đặt rồi chuyển khoản thẳng. Bài này đi qua những tình huống đó và chỉ cách giữ số liệu để cuối kỳ không phải đoán.

Sàn làm gì và không làm gì

Tỷ lệ khấu trừ cụ thể theo nhóm hàng hoá, dịch vụ và các trường hợp sàn không khấu trừ được quy định trong văn bản về quản lý thuế với hoạt động thương mại điện tử; tra văn bản hiện hành, không dựa vào con số truyền miệng.

Tách doanh thu: một bảng, bốn cột

Cách đơn giản nhất mà nhiều hộ làm được là một bảng tổng hợp theo tháng với bốn cột:

1. Doanh thu tại cửa hàng (tiền mặt, quẹt thẻ, chuyển khoản tại quầy).
2. Doanh thu trên từng sàn có chức năng thanh toán, lấy từ báo cáo của sàn — mỗi sàn một cột con.
3. Doanh thu qua kênh khác: mạng xã hội, tin nhắn, điện thoại, khách chuyển khoản thẳng.
4. Số thuế sàn đã khấu trừ theo chứng từ.

Cột 1 và 3 là phần hộ tự khai. Cột 2 là phần sàn đã khấu trừ; hộ không khai lại phần này để nộp thêm lần nữa, nhưng vẫn giữ số liệu để giải trình và để biết tổng quy mô kinh doanh của mình. Cột 4 dùng để đối chiếu với cột 2.

Giả sử một tháng hộ bán 120 triệu đồng tại cửa hàng, 80 triệu đồng qua một sàn, 15 triệu đồng qua mạng xã hội. Phần hộ tự khai là 135 triệu đồng; phần 80 triệu đồng đã được sàn khấu trừ theo tỷ lệ áp dụng. Tổng quy mô là 215 triệu đồng — con số dùng để xét các ngưỡng liên quan tới cả hộ.

Đơn huỷ, đơn hoàn và khoản điều chỉnh

Sàn khấu trừ trên doanh thu được xác định theo quy định, và đơn huỷ, đơn hoàn làm con số thay đổi theo thời gian. Ba việc nên làm:

• Lấy báo cáo sàn theo kỳ đã chốt, không chụp số giữa kỳ. Báo cáo cuối kỳ thường đã trừ đơn huỷ, đơn hoàn trong kỳ.
• Theo dõi đơn hoàn sau kỳ. Khách trả hàng sau khi kỳ đã chốt làm phát sinh điều chỉnh ở kỳ sau; ghi chú lại để đối chiếu chứng từ khấu trừ.
• Không trừ phí sàn khỏi doanh thu. Phí sàn, phí thanh toán, phí quảng cáo là chi phí của hộ; doanh thu là giá trị hàng đã bán cho khách.

Nếu đơn đặt trên sàn bị huỷ rồi khách mua lại trực tiếp tại cửa hàng, đơn đó chuyển từ cột 2 sang cột 1. Ghi rõ để tránh cùng một món hàng xuất hiện ở hai cột.

Chứng từ khấu trừ: nhận, kiểm, lưu

Sàn khấu trừ thay thì phải cung cấp chứng từ khấu trừ cho người bán theo quy định. Chủ hộ nên:

• Tải chứng từ khấu trừ của từng kỳ từ tài khoản người bán trên sàn.
• So số doanh thu tính khấu trừ trên chứng từ với báo cáo đơn hàng cùng kỳ; lệch thì hỏi sàn qua kênh hỗ trợ người bán.
• Kiểm tra thông tin người bán trên chứng từ (tên, số định danh hoặc mã số thuế) có đúng không.
• Lưu chứng từ cùng bảng tổng hợp tháng, ít nhất bằng thời hạn lưu chứng từ kế toán mà hộ áp dụng.

Chứng từ khấu trừ là bằng chứng hộ đã nộp thuế trên phần doanh thu sàn. Mất chứng từ không làm mất khoản đã nộp, nhưng làm việc giải trình chậm hơn nhiều. Nên tạo một thư mục riêng cho mỗi năm, trong đó mỗi tháng một thư mục con chứa báo cáo sàn, chứng từ khấu trừ và bảng tổng hợp — tìm lại khi cần chỉ mất vài phút thay vì vài ngày.

Những cách làm dễ gây rắc rối

• Khai luôn cả doanh thu sàn vào tờ khai của hộ vì nghĩ “khai hết cho chắc”. Kết quả là nộp thuế hai lần trên cùng một khoản; đòi lại tốn công hơn nhiều so với tách đúng từ đầu.
• Bỏ qua doanh thu qua mạng xã hội vì nghĩ sàn đã lo hết. Sàn chỉ khấu trừ phần đi qua sàn.
• Chuyển khách từ sàn sang giao dịch riêng để né khấu trừ, nhận tiền vào tài khoản người thân. Dữ liệu thanh toán và dữ liệu sàn đều có dấu vết; rủi ro truy thu và xử phạt cao hơn nhiều so với khoản tiết kiệm.
• Để mỗi người trong nhà đứng tên một gian hàng cho cùng một cửa hàng. Nếu bản chất là một cơ sở kinh doanh, doanh thu có thể bị xác định lại theo thực tế.

Hộ vừa bỏ khoán năm 2026 cần để ý gì thêm

Với hộ đang chuyển từ thuế khoán sang kê khai theo Nghị quyết 198/2025/QH15, kênh sàn là chỗ dễ lẫn nhất trong kỳ khai đầu tiên:

• Trước đây mức khoán có thể đã tính gộp cả doanh thu trực tuyến ước tính. Nay tách ra: phần sàn đã khấu trừ, phần còn lại tự khai.
• Hỏi thuế cơ sở cách thể hiện phần doanh thu đã được sàn khấu trừ trên tờ khai của hộ (có phải kê riêng hay không), để số liệu thống nhất ngay từ kỳ đầu.
• Nếu tổng doanh thu cả năm dưới ngưỡng không phải nộp thuế nhưng đã bị sàn khấu trừ, hỏi cơ quan thuế cách xử lý theo quy định hiện hành.

Nhịp đối chiếu hằng tháng cho hộ bán nhiều kênh

Không cần làm hằng ngày; một buổi mỗi tháng là đủ nếu cửa hàng đã ghi doanh thu đều đặn:

1. Ngày 1–3: tải báo cáo đơn hàng và báo cáo thanh toán tháng trước từ từng sàn.
2. Ngày 3–5: điền bảng bốn cột; đánh dấu đơn hoàn, đơn huỷ phát sinh sau kỳ.
3. Ngày 5–10: tải chứng từ khấu trừ khi sàn phát hành, so với cột doanh thu sàn.
4. Trước hạn khai: lập tờ khai cho phần doanh thu cửa hàng và kênh khác; lưu bảng tổng hợp cùng tờ khai.

Nếu hộ khai theo quý, vẫn nên làm nhịp tháng này, rồi cộng ba tháng khi lập tờ khai. Dồn cả quý mới tải báo cáo sàn thường gặp cảnh báo cáo tháng đầu đã khác đi vì đơn hoàn, rất khó giải thích con số.

Tự kiểm tra ở đâu

• Tài khoản người bán trên sàn: báo cáo đơn hàng, báo cáo thanh toán, chứng từ khấu trừ theo kỳ.
• Ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử của chủ hộ: tờ khai đã nộp, số thuế đã nộp, thông báo.
• Cổng hoá đơn điện tử, nếu hộ dùng hoá đơn: hoá đơn đã lập cho khách mua trên sàn hoặc tại cửa hàng.
• Thuế cơ sở quản lý hộ: xác nhận cách khai phần doanh thu ngoài sàn.

Muốn đọc riêng về người bán trực tuyến không có cửa hàng, có thể xem thêm các bài ở mục thuế nền tảng số trên chính Kênh Thuế.