Sang ngày 1/1/2027, doanh nghiệp dùng hoá đơn điện tử cần để ý hai thay đổi tự động: phần năm trong ký hiệu hoá đơn chuyển từ 26 sang 27, và số hoá đơn bắt đầu lại theo năm, theo cấu trúc áp dụng lâu nay tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Phần mềm hoá đơn thường tự xử lý, nhưng lỗi hay gặp lại nằm ở chỗ con người: lập hoá đơn cho hàng giao ngày 31/12 vào ngày làm việc đầu năm, lập hoá đơn điều chỉnh cho giao dịch năm 2026 mà chọn nhầm ký hiệu, hay chữ ký số hết hạn đúng tuần đầu năm.
Từ 1/7/2026, quy định về hoá đơn, chứng từ đã được thay mới bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Năm 2027 là năm đầu tiên trọn vẹn theo bộ văn bản này, nên trước khi áp các quy tắc quen thuộc dưới đây, kế toán nên kiểm tra lại câu chữ của văn bản mới về ký hiệu, số hoá đơn và xử lý sai sót.
Ký hiệu hoá đơn đổi theo năm lập
Theo cấu trúc áp dụng lâu nay, ký hiệu hoá đơn điện tử gồm một chuỗi ký tự, trong đó:
| Vị trí | Ý nghĩa | Ví dụ năm 2026 → 2027 |
|---|---|---|
| Ký tự đầu | Hoá đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế | C → C (không đổi) |
| Hai chữ số tiếp theo | Năm lập hoá đơn (hai số cuối của năm) | 26 → 27 |
| Ký tự tiếp theo | Loại hoá đơn điện tử (đăng ký với cơ quan thuế, máy tính tiền…) | Không đổi |
| Hai ký tự cuối | Doanh nghiệp tự đặt để quản lý | Không đổi |
Điểm cốt lõi: hai chữ số năm là năm lập hoá đơn, không phải năm phát sinh giao dịch. Mọi hoá đơn lập trong năm 2027 — kể cả hoá đơn điều chỉnh, thay thế cho giao dịch năm 2026 — mang phần năm 27. Cấu trúc cụ thể theo Thông tư 91/2026/TT-BTC cần đối chiếu lại; nếu có khác biệt, theo văn bản mới.
Số hoá đơn bắt đầu lại từ đầu năm
Theo quy định áp dụng lâu nay, số hoá đơn của mỗi ký hiệu bắt đầu từ số 1 vào ngày 1/1 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng) và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. Hệ quả thực tế:
- Năm 2027 sẽ có hoá đơn số 1 mang ký hiệu năm 27 — không trùng với hoá đơn số 1 của năm 2026 vì khác ký hiệu.
- Khi tra cứu, lưu trữ, luôn dùng cặp ký hiệu + số, không chỉ dùng số hoá đơn. Bảng theo dõi công nợ chỉ ghi số hoá đơn sẽ bị lẫn từ tháng 1.
- Phần mềm kế toán nhập hoá đơn đầu vào bằng số hoá đơn cần kiểm tra có tự nhận diện trùng số giữa hai năm không.
Chiều ngược lại cũng cần để ý với hoá đơn đầu vào: hoá đơn nhà cung cấp lập trong tháng 1/2027 mà vẫn mang phần năm 26 trong ký hiệu là dấu hiệu phần mềm bên bán chưa chuyển năm hoặc lập sai. Kế toán nên đánh dấu và hỏi lại người bán ngay khi nhận, thay vì để tới lúc đối chiếu quý mới phát hiện. Tương tự, hoá đơn ngày 31/12/2026 tới muộn vào tuần đầu tháng 1 vẫn thuộc kỳ tháng 12 — kiểm tra kỹ trước khi đưa vào tờ khai tháng 1.
Doanh nghiệp dùng nhiều ký hiệu (theo chi nhánh, theo loại hoá đơn, hoá đơn từ máy tính tiền) thì mỗi ký hiệu có dãy số riêng, và tất cả cùng bắt đầu lại.
Hoá đơn ngày 31/12 và ngày làm việc đầu năm
Ngày 31/12/2026 là thứ Năm, ngày 1/1/2027 là thứ Sáu nghỉ Tết Dương lịch. Những tình huống sau thường gặp trong hai ngày quanh mốc:
| Tình huống | Xử lý đúng |
|---|---|
| Hàng giao ngày 31/12, kế toán về sớm chưa lập hoá đơn | Hoá đơn phải lập theo thời điểm giao hàng, tức ngày 31/12/2026, ký hiệu năm 26. Lập vào ngày làm việc đầu năm 2027 là lập trễ và sai kỳ. |
| Dịch vụ hoàn thành 31/12, khách xác nhận nghiệm thu ngày 4/1 | Xác định thời điểm hoàn thành dịch vụ theo thực tế và hợp đồng; nếu hoàn thành năm 2026 thì hoá đơn thuộc năm 2026 |
| Khách chuyển tiền đặt hàng ngày 31/12, hàng giao tháng 1 | Hoá đơn hàng hoá lập khi giao hàng, tức năm 2027 |
Cách đơn giản nhất để tránh lỗi: phân công một người trực lập hoá đơn tới hết giờ làm việc ngày 31/12, và yêu cầu kho, bộ phận giao hàng báo mọi lần giao trong ngày trước khi ra về.
Hoá đơn điều chỉnh, thay thế lập năm 2027 cho giao dịch năm 2026
Tháng 1 và tháng 2 là lúc nhiều sai sót của năm cũ được phát hiện qua đối chiếu công nợ, đối chiếu với khách. Nguyên tắc chung:
- Hoá đơn điều chỉnh, thay thế lập trong năm 2027 mang ký hiệu năm 27 và số của năm 2027, đồng thời ghi rõ thông tin hoá đơn gốc năm 2026 bị điều chỉnh, thay thế.
- Kỳ kê khai của phần điều chỉnh thực hiện theo quy định về xử lý hoá đơn sai sót đang hiệu lực; có trường hợp phải khai bổ sung kỳ năm 2026.
- Nếu điều chỉnh làm thay đổi doanh thu, chi phí năm 2026 và quyết toán năm 2026 chưa nộp, xử lý trước khi lập tờ khai quyết toán để khỏi phải khai bổ sung quyết toán.
Trình tự xử lý hoá đơn sai sót là một trong những phần được quy định lại ở văn bản hoá đơn mới; đọc kỹ trước khi làm theo thói quen cũ.
Bảng việc trước ngày 1/1/2027
| Việc | Hạn nội bộ gợi ý |
|---|---|
| Kiểm tra hạn chữ ký số của người ký hoá đơn; gia hạn nếu hết trong tháng 1 | Giữa tháng 12 |
| Hỏi nhà cung cấp phần mềm hoá đơn về việc tự chuyển ký hiệu năm, hạn hợp đồng dịch vụ, số hoá đơn còn lại trong gói | Giữa tháng 12 |
| Rà hoá đơn còn ở trạng thái nháp, chưa ký, chưa gửi của năm 2026 | Tuần cuối tháng 12 |
| Chốt danh sách giao hàng, hoàn thành dịch vụ ngày 31/12 để lập hoá đơn trong ngày | 31/12 |
| Xem bản nháp hoá đơn đầu tiên năm 2027: ký hiệu 27, số bắt đầu lại, thông tin người bán đúng | Ngày làm việc đầu năm |
| Sao lưu toàn bộ hoá đơn năm 2026 | Tuần đầu tháng 1 |
Doanh nghiệp đổi nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn vào đầu năm cần hoàn tất thủ tục thay đổi thông tin sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định trước khi lập hoá đơn đầu tiên trên hệ thống mới.
Sao lưu hoá đơn năm 2026
Hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý ở dạng tệp dữ liệu gốc, không phải bản in hay bản ảnh. Khi sao lưu hoá đơn năm 2026:
- Tải tệp dữ liệu gốc của toàn bộ hoá đơn đầu ra từ phần mềm, kèm bản thể hiện để đọc nhanh.
- Tải hoá đơn đầu vào từ hộp thư nhận hoá đơn và từ cổng hoá đơn điện tử, đối chiếu số lượng hai nguồn.
- Đặt tên thư mục theo năm – tháng – đầu ra/đầu vào; lưu ít nhất hai nơi, một nơi ngoài máy tính kế toán.
- Ghi lại tên nhà cung cấp phần mềm, thời hạn lưu trữ trên hệ thống của họ — phòng khi đổi nhà cung cấp.
Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Hướng dẫn thêm về hoá đơn đúng chuẩn có tại mục hoá đơn đúng chuẩn trên Thuế Chuẩn.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế: danh sách hoá đơn đã lập theo ký hiệu, trạng thái từng hoá đơn, thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn.
- Phần mềm hoá đơn: ký hiệu đang hoạt động, dãy số, hoá đơn nháp chưa ký.
- Văn bản về hoá đơn đang hiệu lực: Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Câu hỏi thường gặp
Có phải đăng ký lại hoá đơn điện tử mỗi khi sang năm mới không?
Theo cách làm lâu nay thì không; doanh nghiệp tiếp tục sử dụng theo thông tin đã đăng ký, phần năm trong ký hiệu tự đổi theo năm lập. Chỉ khi thay đổi thông tin sử dụng hoá đơn mới cần làm thủ tục thay đổi.
Hoá đơn lập ngày 2/1/2027 cho hàng giao ngày 31/12/2026 có sao không?
Đó là hoá đơn lập không đúng thời điểm và có thể bị xử lý theo quy định. Doanh thu vẫn thuộc năm 2026; nên xử lý ngay theo hướng dẫn về hoá đơn sai sót thay vì để nguyên.
Hoá đơn điều chỉnh giảm giá cho giao dịch năm 2026 lập trong năm 2027 mang ký hiệu năm nào?
Mang ký hiệu năm lập, tức năm 2027, và ghi thông tin hoá đơn gốc năm 2026. Kỳ kê khai phần điều chỉnh theo quy định về xử lý sai sót đang hiệu lực.
Doanh nghiệp dùng hoá đơn từ máy tính tiền có phải làm gì khác không?
Cũng kiểm tra ký hiệu năm mới và dãy số trên hệ thống máy tính tiền, nhất là ở các cửa hàng bán xuyên đêm giao thừa. Hoá đơn lập sau 0 giờ ngày 1/1 thuộc năm mới.
Hai hoá đơn cùng số 1 của hai năm có bị coi là trùng không?
Không, vì khác ký hiệu năm. Nhưng phần mềm kế toán và bảng theo dõi nội bộ nên dùng cả ký hiệu lẫn số để khỏi nhầm.
Có cần báo khách hàng về ký hiệu hoá đơn năm mới không?
Không bắt buộc, nhưng nên nhắc các khách hàng lớn có hệ thống nhận hoá đơn tự động, để họ không từ chối hoá đơn đầu năm vì ký hiệu lạ. Một thư ngắn đầu tháng 1 thường đủ.
Chữ ký số hết hạn đúng ngày 1/1 thì hoá đơn đầu năm lập thế nào?
Không lập được hoá đơn điện tử với chữ ký số đã hết hạn. Gia hạn trước; nếu đã lỡ, ưu tiên gia hạn ngay trong ngày làm việc đầu năm và thông báo cho khách về thời điểm gửi hoá đơn.
