Hoá đơn mua vào từ 5 triệu chưa trả qua ngân hàng: xử lý trước khi khoá sổ 2026

Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, hàng hoá, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ thuế đầu vào. Trước khi khoá sổ năm 2026, doanh nghiệp nên lọc toàn bộ hoá đơn vượt mốc, chia thành bốn nhóm — đã trả qua ngân hàng, chưa đến hạn trả, quá hạn chưa trả, đã trả bằng tiền mặt — và xử lý từng nhóm cho đúng.

Nhóm thứ nhất không có vấn đề. Nhóm thứ hai cần theo dõi. Hai nhóm cuối cần quyết định ngay: bổ sung được gì, và phần nào phải điều chỉnh số thuế đã khấu trừ. Chi tiết cách xác định mốc và trường hợp đặc thù nằm ở Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn luật; bài này đi theo logic chung và chỉ ra chỗ cần mở văn bản ra đọc.

Vì sao mốc 5 triệu đồng làm danh sách dài ra

Trước khi có luật mới, mốc để yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cao hơn nhiều, nên phần lớn khoản mua lặt vặt không bị ảnh hưởng. Với mốc 5 triệu đồng, rất nhiều khoản quen trả tiền mặt nay rơi vào diện phải có chứng từ ngân hàng:

• Văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao mua theo tháng.
• Sửa chữa nhỏ, bảo dưỡng xe, thiết bị.
• Tiếp khách, hội nghị nhỏ, đặt tiệc cuối năm.
• Mua hàng của hộ kinh doanh có hoá đơn, trước đây thường trả tiền mặt tại chỗ.

Doanh nghiệp chưa đổi thói quen thanh toán từ giữa năm 2025 thường đang có một danh sách dài những hoá đơn như vậy. Cuối năm là lúc phải xử lý dứt điểm, vì số liệu cả năm sẽ đi vào tờ khai quý IV hoặc tháng 12 và hồ sơ quyết toán.

Bước 1: lọc và chia bốn nhóm

Tải hoá đơn đầu vào năm 2026 từ cổng hoá đơn điện tử, lọc hoá đơn có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (cách tính mốc theo giá trước hay sau thuế, theo từng hoá đơn hay gộp các hoá đơn cùng ngày của cùng người bán — đối chiếu Nghị định 181/2025/NĐ-CP). Ghép với sổ thanh toán và sao kê ngân hàng:

Nhóm B và C: mua trả chậm

Với hàng hoá, dịch vụ mua theo phương thức trả chậm, trả góp, nguyên tắc được áp dụng lâu nay là: doanh nghiệp căn cứ hợp đồng ghi rõ hình thức thanh toán không dùng tiền mặt để kê khai khấu trừ; đến thời hạn thanh toán mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh phần thuế đã khấu trừ. Cách thể hiện và thời điểm điều chỉnh cụ thể tra theo hướng dẫn hiện hành.

Việc cần làm cuối năm:

1. Lập danh sách nhóm B với cột “hạn thanh toán theo hợp đồng”, sắp theo hạn.
2. Với nhóm C, quyết định: trả ngay qua ngân hàng trước khi lập tờ khai kỳ cuối năm, hay điều chỉnh giảm thuế đã khấu trừ.
3. Kiểm tra hợp đồng: hợp đồng không ghi hình thức thanh toán, hoặc ghi “tiền mặt hoặc chuyển khoản”, là điểm yếu khi giải trình.

Một lưu ý: gia hạn thời hạn thanh toán bằng phụ lục hợp đồng ký lùi ngày để tránh phải điều chỉnh là cách làm rủi ro. Phụ lục phải phản ánh thoả thuận thật, ký đúng thời điểm.

Nhóm D: đã trả bằng tiền mặt

Hoá đơn vượt mốc đã trả bằng tiền mặt, nếu không thuộc trường hợp đặc thù được hướng dẫn riêng, thì không đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Không có cách “chuyển khoản bù” sau khi đã trả tiền mặt để biến khoản đó thành thanh toán qua ngân hàng — chứng từ phải phản ánh đúng dòng tiền thật.

Việc cần làm:

• Xác định số thuế đầu vào đã khấu trừ của nhóm này, khai điều chỉnh theo hướng dẫn (trong kỳ hiện tại hoặc khai bổ sung kỳ trước).
• Xem lại tính chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: điều kiện chứng từ thanh toán cho chi phí theo văn bản hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp, cần tra mốc đang áp dụng, đừng mặc định giống thuế giá trị gia tăng.
• Ghi lại nguyên nhân (người mua quen trả tiền mặt, nhà cung cấp không có tài khoản) để sửa quy trình.

Bù trừ công nợ, thanh toán qua bên thứ ba và các trường hợp hay hỏi

Có những hình thức không phải chuyển khoản trực tiếp nhưng vẫn có thể được coi là thanh toán không dùng tiền mặt theo hướng dẫn, ví dụ bù trừ công nợ giữa bên mua và bên bán có biên bản đối chiếu, hoặc thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba bằng ngân hàng có văn bản uỷ quyền. Mỗi trường hợp có điều kiện hồ sơ riêng; phải đối chiếu văn bản hướng dẫn đang hiệu lực trước khi dựa vào.

Những câu hỏi thường gặp khi rà:

• Nhân viên dùng thẻ cá nhân trả tiền cho công ty rồi công ty hoàn lại: đây là thanh toán từ tài khoản cá nhân, không phải từ tài khoản doanh nghiệp. Cần xem hướng dẫn về trường hợp này; tốt nhất là cấp thẻ công ty cho những người thường xuyên chi hộ.
• Trả vào tài khoản cá nhân của chủ hộ kinh doanh bán hàng: vẫn là chuyển khoản, nhưng nên kiểm tra người nhận có khớp với người bán trên hoá đơn không.
• Chia một lần mua thành nhiều hoá đơn dưới 5 triệu: không phải cách xử lý. Dữ liệu hoá đơn cho thấy rõ cùng người bán, cùng ngày, cùng mặt hàng.

Sửa quy trình để năm 2027 không lặp lại

1. Quy định nội bộ: mọi khoản mua từ 5 triệu đồng thanh toán qua tài khoản doanh nghiệp; trường hợp ngoại lệ phải được duyệt trước.
2. Thẻ công ty cho bộ phận hay chi hộ (mua vật tư, tiếp khách, công tác).
3. Hợp đồng mẫu ghi rõ hình thức thanh toán chuyển khoản và thời hạn thanh toán.
4. Danh sách hạn thanh toán cập nhật mỗi tuần cho các khoản trả chậm.
5. Đối chiếu 10 ngày: hoá đơn đầu vào mới trên cổng hoá đơn với sổ thanh toán, đánh dấu ngay hoá đơn vượt mốc chưa có chứng từ.

Năm quy tắc này không tốn thêm chi phí, chỉ cần người duyệt chi kiên quyết trong vài tháng đầu. Sau đó, thói quen thanh toán qua tài khoản doanh nghiệp tự thành nếp, và danh sách hoá đơn phải xử lý cuối năm 2027 sẽ ngắn hơn nhiều so với năm nay.

Tự kiểm tra ở đâu

• Cổng hoá đơn điện tử: danh sách hoá đơn đầu vào năm 2026, lọc theo giá trị.
• Ngân hàng điện tử của doanh nghiệp: sao kê và uỷ nhiệm chi để ghép với từng hoá đơn.
• Tài khoản thuế điện tử: tờ khai giá trị gia tăng các kỳ để biết số đã khấu trừ, phục vụ việc khai điều chỉnh.

Muốn đọc kỹ hơn về chứng từ thanh toán để được khấu trừ và tính chi phí, có thể xem mục thanh toán không dùng tiền mặt trên Thuế Chuẩn.