Người đứng tên đại diện pháp luật công ty nhỏ: thay đổi thuế 2025–2026 và những việc phải tự kiểm

Người đứng tên đại diện theo pháp luật của công ty nhỏ không cần tự làm kế toán, nhưng phải tự biết ba điều: công ty đang áp thuế suất thu nhập doanh nghiệp nào sau Luật 67/2025/QH15, chi phí có đang bị loại vì hoá đơn từ 5 triệu đồng trả tiền mặt không, và mã số thuế của công ty đang ở trạng thái gì giữa chiến dịch làm sạch năm 2026. Ba điều đó quyết định số thuế, và cũng là ba chỗ người ký tên bị hỏi đầu tiên khi có chuyện.

Lý do phải tự nắm rất đơn giản: tờ khai, báo cáo tài chính do người đại diện ký hoặc uỷ quyền ký; khi công ty còn nợ thuế, biện pháp như tạm hoãn xuất cảnh áp vào người đại diện chứ không vào kế toán. Bài này không dạy nghiệp vụ, chỉ liệt kê những thay đổi cần biết và những việc có thể tự kiểm trong một buổi.

Người ký tên chịu gì, kế toán chịu gì

Nhiều giám đốc công ty nhỏ nghĩ “đã thuê kế toán thì kế toán lo”. Về công việc thì đúng, về trách nhiệm thì không trọn vẹn:

Không phải để nghi ngờ kế toán, mà để biết mình cần nhìn vào đâu mỗi quý.

Thuế suất thu nhập doanh nghiệp mới: công ty mình rơi vào mức nào

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 có hiệu lực từ 1/10/2025 và áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025. Công ty nhỏ không còn chung một mức 20% như trước:

• 15% với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng;
• 17% với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng;
• 20% là mức phổ thông với các trường hợp còn lại.

Câu người đại diện nên hỏi kế toán: “Năm 2025 mình đã quyết toán ở mức nào, và năm 2026 ước doanh thu bao nhiêu?” Công ty có doanh thu quanh mốc 3 tỷ hoặc 50 tỷ đồng cần chú ý nhất, vì một hợp đồng lớn ký cuối năm có thể đẩy công ty sang mức khác. Cách xác định “tổng doanh thu năm” dùng để xếp mức theo hướng dẫn của luật và văn bản dưới luật — kế toán cần chỉ ra được căn cứ, không chỉ nói con số.

Công ty nhỏ và vừa thành lập mới còn có thể được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Được miễn không có nghĩa là không khai; điều kiện và thời điểm bắt đầu tính cần đối chiếu văn bản hướng dẫn.

Hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng: chỗ mất tiền âm thầm

Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 (hiệu lực 1/7/2025), hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Ở công ty nhỏ, người trả tiền nhiều khi chính là giám đốc: ứng tiền túi mua hàng, trả tiền mặt cho nhà cung cấp quen, chuyển từ tài khoản cá nhân.

Mỗi lần như vậy, kế toán phải xử lý thêm một bước, và nếu chứng từ không khớp thì thuế đầu vào không được khấu trừ, chi phí có thể bị hỏi khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Người đại diện làm được ba việc:

1. Trả nhà cung cấp từ tài khoản công ty, nội dung chuyển khoản ghi số hoá đơn.
2. Nếu lỡ trả bằng tài khoản cá nhân, báo ngay kế toán để làm thủ tục theo quy định, không để tới cuối năm.
3. Không chia nhỏ hoá đơn để né mốc 5 triệu. Cách này dễ bị nhận ra khi đối chiếu dữ liệu hoá đơn và không thay đổi bản chất giao dịch.

Chiến dịch làm sạch mã số thuế 2026 và công ty “để đó”

Tháng 7/2026, cơ quan thuế triển khai làm sạch mã số thuế theo Công điện 18/CĐ-CT ngày 13/7/2026. Danh sách rà soát tháng 7/2026 gồm khoảng 617.462 doanh nghiệp, trong đó khoảng 291.962 doanh nghiệp đã dừng hoạt động chưa hoàn tất giải thể và khoảng 325.500 doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, có nợ thuế.

Người đại diện của một công ty nhỏ cần hỏi mình hai câu:

• Công ty đang hoạt động có còn đúng địa chỉ đăng ký không? Chuyển văn phòng mà chưa đăng ký thay đổi là con đường ngắn nhất dẫn tới trạng thái “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”.
• Mình có đang đứng tên công ty nào khác đã ngừng làm ăn nhưng chưa đóng? Nhiều người quên hẳn một công ty lập từ vài năm trước. Tra tên mình, tra mã số thuế công ty đó ngay.

Không nên tự kết luận công ty “ổn” hay “có vấn đề” chỉ từ dòng trạng thái tra được. Trạng thái cho biết điều cơ quan thuế đang ghi nhận; muốn biết còn nghĩa vụ gì thì phải xem tài khoản thuế điện tử và hỏi cơ quan thuế quản lý.

Bộ văn bản mới từ 1/7/2026: người đại diện cần biết đến đâu

Từ 1/7/2026, một loạt văn bản mới có hiệu lực. Người đại diện không cần đọc hết, chỉ cần biết văn bản nào điều chỉnh việc gì để khi kế toán nhắc tới thì hiểu đang nói về cái gì:

Câu nên hỏi kế toán vào quý IV/2026: “Có việc gì công ty mình phải làm khác đi kể từ 1/7/2026 không?” Nếu câu trả lời là “không có gì”, hỏi thêm đã đối chiếu với văn bản nào. Công ty có công ty mẹ, công ty con hoặc giao dịch với bên liên quan thì Nghị định 255/2026/NĐ-CP là văn bản phải được nhắc tới.

Bảy việc người đại diện tự kiểm trong một buổi

1. Đăng nhập tài khoản thuế điện tử của công ty (hoặc ngồi cạnh kế toán khi đăng nhập): xem danh sách tờ khai đã nộp năm 2026, có kỳ nào trống.
2. Xem số thuế còn phải nộp và các thông báo chưa xử lý.
3. Kiểm hạn chữ ký số của công ty và ai đang giữ. Chữ ký số hết hạn đúng tuần hạn nộp là chuyện hay gặp.
4. Tra trạng thái mã số thuế của công ty và của mọi công ty khác mình đang đứng tên.
5. Hỏi mức thuế suất dự kiến năm 2026 và ước doanh thu cả năm.
6. Xin danh sách hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng chưa có chứng từ chuyển khoản.
7. Kiểm địa chỉ trụ sở trên đăng ký doanh nghiệp có đúng nơi đang làm việc, hợp đồng thuê còn hạn.

Ghi kết quả bảy việc lên một trang, ký ngày. Làm lại mỗi quý là đủ để không bị bất ngờ.

Tự kiểm tra ở đâu

• Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: tờ khai, số phải nộp, thông báo.
• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế, địa chỉ, người đại diện đang được ghi nhận.
• Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đầu ra, đầu vào của công ty.
• Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp: thông tin đăng ký, địa chỉ trụ sở.
• Thuế cơ sở hoặc Thuế tỉnh, thành phố quản lý: hỏi về nợ thuế, biện pháp đang áp dụng nếu có.

Muốn đọc kỹ hơn về quyền và nghĩa vụ của người đứng tên, có thể xem phần trách nhiệm cá nhân trên Đại Diện Pháp Luật.