Khi nhà cung cấp là hộ kinh doanh chuyển từ khoán sang kê khai, doanh nghiệp nên làm bốn việc: cập nhật hồ sơ nhà cung cấp theo thông tin đăng ký thuế mới của hộ, đề nghị hộ lập hoá đơn ngay tại thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, thanh toán vào tài khoản đứng tên chủ hộ, và đối chiếu hoá đơn với cổng hoá đơn điện tử hằng tháng. Cần nhớ rằng hộ tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu thường lập hoá đơn bán hàng, không có dòng thuế giá trị gia tăng, nên doanh nghiệp mua vào không có thuế đầu vào để khấu trừ — nhưng hoá đơn vẫn là căn cứ để tính chi phí.
Nếu không sắp lại, cuối năm kế toán sẽ gặp một chồng giao dịch với hộ kinh doanh mà chứng từ lúc có lúc không: có tháng hoá đơn lẻ do cơ quan thuế cấp, có tháng hoá đơn điện tử do hộ tự lập, có tháng chỉ có phiếu giao hàng viết tay. Bài này giúp gom lại thành một quy trình.
Điều gì thay đổi khi nhà cung cấp là hộ chuyển sang kê khai
| Khía cạnh | Khi hộ còn khoán | Khi hộ đã kê khai |
|---|---|---|
| Hoá đơn | Hộ thường đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh, nộp thuế trên phần doanh thu đó | Hộ tự lập hoá đơn điện tử theo quy định, có thể từ máy tính tiền nếu thuộc diện |
| Thời gian có hoá đơn | Thường chậm, phụ thuộc thủ tục cấp lẻ | Có thể lập ngay khi giao hàng |
| Thông tin trên hoá đơn | Tên hộ, thông tin người bán theo hồ sơ cũ | Tên hộ, mã số thuế của hộ theo đăng ký hiện hành |
| Doanh thu của hộ | Ấn định theo khoán | Khai thực tế — nên hộ cũng quan tâm hơn tới việc lập hoá đơn đúng |
Với doanh nghiệp, thay đổi tích cực nhất là hoá đơn có thể đến đúng lúc. Trước đây, nhiều giao dịch với hộ khoán bị treo chứng từ vì thủ tục cấp hoá đơn lẻ; nay đây là lúc đưa chuyện này vào nề nếp.
Hoá đơn của hộ: loại nào, có dòng thuế giá trị gia tăng không
Hộ kinh doanh tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu dùng phương pháp tính trực tiếp, nên hoá đơn hộ lập thường là hoá đơn bán hàng: ghi giá thanh toán, không tách dòng thuế giá trị gia tăng. Hệ quả với doanh nghiệp mua vào:
- Không có thuế giá trị gia tăng đầu vào để khấu trừ từ hoá đơn này. Giá mua là giá đã gồm mọi thứ.
- Toàn bộ giá thanh toán được xem xét tính vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nếu đáp ứng các điều kiện về khoản chi được trừ (có thật, liên quan hoạt động kinh doanh, có hoá đơn chứng từ, thanh toán theo quy định).
- Khi so giá giữa một hộ và một doanh nghiệp theo phương pháp khấu trừ, so giá chưa thuế của doanh nghiệp với giá thanh toán của hộ, vì phần thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp được khấu trừ lại.
Bộ phận mua hàng nên biết điều này trước khi đàm phán giá năm 2027: hộ vừa chuyển sang kê khai có thể điều chỉnh giá vì phải lập hoá đơn và khai đủ doanh thu. Thay vì phản ứng, hai bên nên thống nhất giá đã gồm mọi khoản và thời điểm lập hoá đơn ngay trong phụ lục hợp đồng.
Một số hộ quy mô lớn có thể áp dụng phương pháp khác theo quy định; khi đó hoá đơn có thể khác. Xem đúng loại hoá đơn nhận được rồi hạch toán theo đó.
Cập nhật hồ sơ nhà cung cấp là hộ
Hồ sơ nhà cung cấp nên có đủ các dòng sau cho mỗi hộ:
- Tên hộ kinh doanh đúng như giấy chứng nhận đăng ký, không chỉ tên thường gọi (“chị Lan tiệm in”).
- Mã số thuế của hộ theo đăng ký hiện hành; từ 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
- Chủ hộ: họ tên, số điện thoại liên hệ.
- Địa điểm kinh doanh đã đăng ký.
- Tài khoản nhận tiền đứng tên chủ hộ hoặc tài khoản dùng cho kinh doanh của hộ.
- Cách lập hoá đơn: hộ tự lập hoá đơn điện tử, hoá đơn từ máy tính tiền, hay vẫn đề nghị cấp theo lần.
Tra trạng thái mã số thuế của hộ trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế và ghi lại ngày tra. Nếu hộ đổi chủ hộ, đổi địa điểm trong năm chuyển đổi, cập nhật ngay, vì thông tin người bán trên hoá đơn phải khớp với đăng ký. Cách tổ chức rà danh sách nhà cung cấp định kỳ có thêm tại mục kiểm tra nhà cung cấp trên Check Thuế.
Thanh toán: trả cho ai, trả bằng cách nào
- Trả vào tài khoản đứng tên chủ hộ hoặc tài khoản kinh doanh của hộ. Không trả vào tài khoản nhân viên của hộ, người thân của chủ hộ, dù được “nhờ”.
- Thanh toán không dùng tiền mặt cho mọi giao dịch có giá trị đáng kể. Hoá đơn bán hàng của hộ không có thuế đầu vào nên mốc 5 triệu đồng về khấu trừ giá trị gia tăng không áp dụng trực tiếp, nhưng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp vẫn phải tuân theo quy định hiện hành.
- Nội dung chuyển khoản ghi số hoá đơn hoặc số đơn hàng, để đối chiếu nhanh.
- Không chia nhỏ một giao dịch thành nhiều lần để né các mốc về thanh toán; việc này không làm thay đổi bản chất giao dịch và làm hồ sơ khó giải thích.
Với dịch vụ trả theo tháng (cơm công nhân, xe đưa đón), thoả thuận hộ lập hoá đơn theo kỳ, doanh nghiệp thanh toán theo hoá đơn — hai bên có cùng một nhịp.
Hộ chưa lập được hoá đơn: xử lý giao dịch thế nào
Trong giai đoạn chuyển đổi, có hộ chưa sẵn sàng lập hoá đơn điện tử. Doanh nghiệp có vài lựa chọn:
- Đề nghị hộ xin cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh theo quy định hiện hành, như cách làm trước đây.
- Hoãn thanh toán phần còn lại tới khi có hoá đơn, nếu hợp đồng cho phép — ghi rõ điều khoản này trong hợp đồng mới.
- Chuyển sang nhà cung cấp khác với những giao dịch lớn, thường xuyên mà hộ không thể lập hoá đơn.
Điều không nên làm là dùng bảng kê mua hàng như cách thay thế hoá đơn cho giao dịch với hộ kinh doanh đã đăng ký. Bảng kê dành cho một số trường hợp đặc thù theo quy định (ví dụ mua của người trực tiếp sản xuất không kinh doanh); với hộ kinh doanh, khoản mua không có hoá đơn dễ bị loại khỏi chi phí được trừ.
Đối chiếu hằng tháng với nhà cung cấp là hộ
| Bước | Việc |
|---|---|
| 1 | Tải danh sách hoá đơn đầu vào trong tháng trên cổng hoá đơn điện tử, lọc các nhà cung cấp là hộ |
| 2 | So với phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu, đơn hàng đã giao trong tháng |
| 3 | Đánh dấu giao dịch đã giao mà chưa có hoá đơn, gửi danh sách cho hộ trước ngày 5 tháng sau |
| 4 | So số đã thanh toán với số trên hoá đơn; chênh lệch thì làm rõ ngay |
| 5 | Cuối quý, gửi biên bản đối chiếu công nợ cho các hộ có giao dịch thường xuyên |
Nhịp này tốn vài giờ mỗi tháng nhưng tránh được tình trạng cuối năm kế toán mới phát hiện hàng chục giao dịch thiếu hoá đơn, không còn cách xử lý kịp trước khi khoá sổ.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế của hộ, tên và địa chỉ đăng ký.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn hộ đã lập cho doanh nghiệp, đối chiếu từng tờ.
- Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp: các khoản đã trả cho hộ, tên tài khoản nhận.
- Thuế cơ sở quản lý hộ: hộ tự hỏi khi chưa rõ cách lập hoá đơn; doanh nghiệp có thể nhắc hộ làm việc này.
Câu hỏi thường gặp
Mua hàng của hộ kinh doanh có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng không?
Hoá đơn bán hàng của hộ tính thuế theo phương pháp trực tiếp không có dòng thuế giá trị gia tăng, nên không có số thuế đầu vào để khấu trừ. Giá thanh toán được xem xét tính vào chi phí khi đủ điều kiện.
Hộ gửi hoá đơn đứng tên chủ hộ cá nhân, không có chữ “hộ kinh doanh” thì có được không?
Thông tin người bán trên hoá đơn phải khớp với đăng ký thuế của hộ. Đối chiếu tên và mã số thuế trên hoá đơn với kết quả tra cứu; không khớp thì đề nghị hộ xử lý theo quy định về hoá đơn sai sót.
Hộ đề nghị trả tiền vào tài khoản của con gái chủ hộ có được không?
Không nên. Thanh toán vào tài khoản không đứng tên người bán làm chứng từ thanh toán khó chứng minh gắn với giao dịch. Đề nghị hộ cung cấp tài khoản đứng tên chủ hộ.
Hàng giao tháng 12 nhưng hộ tháng 1 mới lập hoá đơn thì hạch toán thế nào?
Hoá đơn phải lập đúng thời điểm giao hàng theo quy định; lập trễ là lỗi của người bán. Doanh nghiệp ghi nhận chi phí theo kỳ phát sinh, lưu biên bản giao nhận, và đề nghị hộ lập hoá đơn đúng thời điểm cho các lần sau.
Có cần ký lại hợp đồng với các hộ cung cấp đang làm việc lâu năm không?
Nên bổ sung phụ lục ghi rõ thông tin đăng ký thuế mới của hộ, cách lập hoá đơn, tài khoản nhận tiền và thời hạn gửi hoá đơn. Không bắt buộc ký lại toàn bộ hợp đồng.
Hộ không chịu lập hoá đơn vì sợ lộ doanh thu thì doanh nghiệp làm gì?
Giải thích rằng doanh thu của hộ đằng nào cũng phải khai đủ khi đã kê khai. Nếu hộ vẫn không lập, doanh nghiệp nên cân nhắc thay nhà cung cấp cho các giao dịch lớn, vì chi phí không có hoá đơn dễ bị loại.
