Phần lớn người đi làm chỉ có một nơi trả lương thì uỷ quyền cho công ty quyết toán là đủ; người có từ hai nguồn thu nhập trở lên, hoặc muốn được hoàn thuế nộp thừa, thường phải tự quyết toán. Hạn tự quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ tư sau năm tính thuế, theo Luật Quản lý thuế.
Mùa quyết toán cho kỳ tính thuế 2026 diễn ra vào đầu năm 2027 và là lần đầu áp mức giảm trừ 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Dưới đây là mười câu hỏi hay gặp nhất, xếp theo thứ tự người đi làm thường phải trả lời khi ngồi vào làm.
Có phải tự quyết toán không
1. Công ty quyết toán thay được không, hay phải tự làm?
Nguyên tắc chung: người chỉ có thu nhập tiền lương từ một nơi, ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và đang làm việc tại đó khi quyết toán thì có thể uỷ quyền cho nơi trả lương quyết toán thay. Có một số ngoại lệ cho khoản thu nhập vãng lai nhỏ đã bị khấu trừ; điều kiện cụ thể tra ở văn bản hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân hiện hành.
Uỷ quyền nghĩa là công ty tổng hợp thu nhập của bạn trên tờ khai quyết toán của công ty. Bạn không phải nộp tờ khai riêng, nhưng vẫn nên xin công ty bản tóm tắt số liệu để tự đối chiếu.
2. Làm hai nơi thì sao?
Nếu cả hai nơi đều ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, mỗi nơi chỉ khấu trừ trên phần mình trả, và giảm trừ bản thân chỉ được tính ở một nơi. Cộng lại cả năm, số đã khấu trừ thường thấp hơn số phải nộp, nên người lao động phải tự quyết toán và thường nộp thêm. Nếu nơi thứ hai là hợp đồng ngắn hạn, bị khấu trừ 10%, thì xem điều kiện ngoại lệ ở câu 1 trước khi quyết định.
Hạn nộp và nộp ở đâu
3. Hạn tự quyết toán là ngày nào?
Theo Luật Quản lý thuế, cá nhân tự quyết toán nộp hồ sơ chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ khi kết thúc năm dương lịch, tức ngày 30/4. Với kỳ tính thuế 2026, ngày 30/4/2027 là ngày lễ và liền sau đó là 1/5, nên hạn được lùi sang ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ theo quy tắc hạn trùng ngày nghỉ. Tổ chức quyết toán thay thì hạn là ngày cuối cùng tháng thứ 3, tức 31/3/2027.
Đừng dồn tới những ngày cuối: hệ thống quá tải, lỗi chữ ký số, lỗi tài khoản đều hay rơi vào tuần cuối tháng Tư. Nếu bạn muốn nhờ công ty quyết toán thay, giấy uỷ quyền phải đến tay công ty trước hạn của công ty.
4. Nộp hồ sơ quyết toán bằng cách nào?
Có thể nộp trực tuyến qua tài khoản thuế điện tử cá nhân hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại, đăng nhập bằng số định danh cá nhân. Hệ thống thường gợi ý sẵn số liệu thu nhập và số đã khấu trừ do các nơi trả thu nhập kê khai; việc của bạn là kiểm lại từng dòng chứ không bấm xác nhận ngay. Nộp giấy tại cơ quan thuế vẫn được, nhưng chậm hơn và phải xác định đúng nơi nộp.
Người phụ thuộc: đăng ký muộn và điều kiện
5. Chưa đăng ký người phụ thuộc trong năm, quyết toán có được tính không?
Theo quy định lâu nay, người nộp thuế chưa tính giảm trừ cho người phụ thuộc trong năm có thể được tính khi quyết toán, cho các tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, nếu đăng ký và có đủ hồ sơ chứng minh. Kiểm tra lại điều khoản này trong văn bản hướng dẫn mới trước khi làm.
6. Ai được đăng ký là người phụ thuộc?
Thường gặp nhất là con dưới 18 tuổi, con đang đi học đáp ứng điều kiện về thu nhập, cha mẹ, vợ hoặc chồng hết tuổi lao động hoặc không có khả năng lao động và có thu nhập thấp. Mức trần thu nhập của người phụ thuộc và giấy tờ chứng minh tra trong văn bản hiện hành. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính cho một người nộp thuế trong cùng kỳ.
Số định danh cá nhân thay mã số thuế
7. Từ khi dùng số định danh, người đi làm có phải làm gì thêm?
Từ 1/7/2025, số định danh cá nhân được dùng thay mã số thuế cá nhân. Với người đã có mã số thuế từ trước, dữ liệu đã được liên kết; việc cần làm là kiểm tra thông tin trên tài khoản thuế điện tử có khớp với căn cước (họ tên, ngày sinh, số định danh) và kiểm tra người phụ thuộc đã chuyển sang số định danh của họ chưa.
Chỗ hay vướng là người từng có hai mã số thuế (đăng ký ở hai nơi khác nhau nhiều năm trước), hoặc thông tin cũ ghi theo chứng minh nhân dân 9 số. Khi đó số liệu khấu trừ có thể nằm ở mã cũ và không hiện trên hồ sơ quyết toán. Nên xử lý trước mùa quyết toán bằng cách liên hệ cơ quan thuế quản lý để hợp nhất thông tin.
Thu nhập vãng lai và khoản khấu trừ 10%
8. Bị khấu trừ 10% khi làm cộng tác viên, có lấy lại được không?
Khoản trả thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng bị khấu trừ 10%. Đây là khấu trừ tạm, không phải số thuế cuối cùng. Khi tự quyết toán, toàn bộ thu nhập cả năm được cộng lại, áp giảm trừ gia cảnh và biểu luỹ tiến; nếu số phải nộp thấp hơn số đã bị khấu trừ, phần chênh lệch được hoàn hoặc bù trừ.
Ví dụ giả định: chị B không có việc làm cố định, cả năm nhận 60 triệu đồng tiền cộng tác, bị khấu trừ 6 triệu đồng. Giảm trừ bản thân cả năm là 186 triệu đồng, lớn hơn thu nhập, nên thu nhập tính thuế bằng không và chị có thể đề nghị hoàn 6 triệu đồng qua hồ sơ quyết toán.
Người dự kiến cả năm có thu nhập thấp dưới mức phải nộp thuế có thể làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để nơi trả thu nhập tạm chưa khấu trừ. Cam kết sai là vi phạm, nên chỉ làm khi thật sự chắc.
Hoàn thuế và nộp thêm
9. Thừa thuế thì được hoàn thế nào?
Trên hồ sơ quyết toán có phần đề nghị hoàn: chọn hoàn vào tài khoản ngân hàng hay bù trừ vào khoản phải nộp khác. Ghi đúng số tài khoản, và tên chủ tài khoản phải trùng tên người nộp thuế. Sai một ký tự là hồ sơ hoàn bị trả lại hoặc nằm chờ. Sau khi nộp, theo dõi thông báo trên tài khoản thuế điện tử để biết hồ sơ đã được chấp nhận, đang giải quyết hay cần bổ sung.
10. Thiếu thuế thì nộp thêm ra sao, có bị phạt không?
Số phải nộp thêm nộp cùng hạn nộp hồ sơ quyết toán. Nộp sau hạn thì tính tiền chậm nộp theo ngày trên số thuế chậm nộp (mức 0,03%/ngày theo quy định lâu nay; kiểm tra mức hiện hành). Nộp hồ sơ trễ hạn còn có thể bị xử phạt hành chính về thủ tục. Với người làm hai nơi, cách đơn giản để tránh cú sốc cuối năm là tự để riêng một khoản nhỏ mỗi tháng.
Tự kiểm tra ở đâu trước khi bấm nộp
- Ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử: xem danh sách nơi trả thu nhập đã kê khai cho bạn, thu nhập và số khấu trừ từng nơi.
- Chứng từ khấu trừ thuế do nơi trả thu nhập cấp: đối chiếu với số liệu hệ thống gợi ý. Thiếu nơi nào thì hỏi nơi đó đã kê khai chưa.
- Danh sách người phụ thuộc: đã có mã hoặc đã gắn số định danh chưa, thời gian tính giảm trừ đúng chưa.
- Thông tin tài khoản nhận hoàn: tên chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng.
Bốn bước này mất chừng mười lăm phút nhưng tránh được phần lớn các trường hợp hồ sơ bị trả lại. Khi số liệu hệ thống và chứng từ lệch nhau mà không tự giải thích được, hỏi cơ quan thuế quản lý nơi cư trú trước khi nộp.
Câu hỏi thường gặp
Nghỉ việc giữa năm rồi không đi làm nữa thì có phải quyết toán không?
Không còn làm ở đâu tại thời điểm quyết toán thì không uỷ quyền cho công ty cũ được. Nếu có số thuế thừa muốn hoàn, hoặc có số phải nộp thêm, thì tự quyết toán. Trường hợp không phát sinh phải nộp thêm, tra điều kiện được miễn quyết toán theo văn bản hiện hành.
Chuyển công ty trong năm có uỷ quyền cho công ty mới được không?
Theo quy định lâu nay, nếu chuyển việc do tổ chức lại doanh nghiệp hoặc trong cùng hệ thống thì có thể uỷ quyền cho nơi mới. Chuyển sang một công ty hoàn toàn khác thì thường phải tự quyết toán; kiểm tra lại điều kiện trong văn bản mới.
Thưởng Tết năm 2026 trả vào tháng 1/2027 thuộc năm nào?
Thu nhập từ tiền lương, tiền công tính vào kỳ theo thời điểm tổ chức trả thu nhập. Thưởng trả vào tháng 1/2027 thuộc thu nhập năm 2027, dù là thưởng cho kết quả năm 2026.
Mất chứng từ khấu trừ thuế của công ty cũ thì sao?
Xin công ty cũ cấp lại. Nếu công ty đã ngừng hoạt động, xem dữ liệu khấu trừ đã được kê khai trên tài khoản thuế điện tử của bạn; số liệu cơ quan thuế ghi nhận là căn cứ quan trọng khi quyết toán.
Khoản đóng góp từ thiện có được trừ khi quyết toán không?
Khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học được giảm trừ khi đáp ứng điều kiện về tổ chức nhận và chứng từ theo quy định. Ủng hộ trực tiếp cho cá nhân thường không đủ điều kiện.
Hệ thống gợi ý sẵn số liệu, bấm nộp luôn có sao không?
Số gợi ý lấy từ tờ khai của nơi trả thu nhập, có thể thiếu nơi chưa kê khai hoặc kê khai sai. Người nộp tờ khai là người chịu trách nhiệm, nên đối chiếu với chứng từ khấu trừ trước khi nộp.
