Kế toán mới nhận bàn giao ở công ty nhỏ nên làm theo thứ tự: lấy quyền truy cập (tài khoản thuế điện tử, chữ ký số, cổng hoá đơn), lập bảng hiện trạng (kỳ nào đã nộp, còn nợ gì, thông báo nào đang treo), rồi mới làm kỳ kế tiếp. Nếu nhận việc trong quý IV/2026, kỳ kế tiếp rất gần: tờ khai quý III hạn thứ Hai 2/11/2026, tờ khai tháng 10 hạn thứ Sáu 20/11/2026, tờ khai tháng 11 hạn thứ Hai 21/12/2026.
Các câu hỏi dưới đây là những gì người mới hay phải hỏi lại người cũ hoặc giám đốc trong hai tuần đầu. Mỗi câu trả lời chỉ ra việc làm cụ thể và chỗ tra, không thay cho văn bản gốc.
Ngày đầu tiên nên xin những gì
Hỏi: Người cũ bàn giao một thùng giấy và một tệp mật khẩu. Nên kiểm cái gì trước?
Kiểm quyền truy cập trước, giấy tờ sau. Thiếu quyền truy cập thì không làm được kỳ kế tiếp; thiếu giấy tờ thì vẫn có thể tải lại phần lớn từ hệ thống.
| Cần có | Kiểm thế nào |
|---|---|
| Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp | Đăng nhập được, đổi mật khẩu, cập nhật email và số điện thoại nhận thông báo sang người đang phụ trách |
| Chữ ký số | Còn hạn tới khi nào, ai giữ thiết bị, mã PIN đã được bàn giao chưa |
| Cổng hoá đơn điện tử và phần mềm lập hoá đơn | Đăng nhập được, xem được hoá đơn đầu ra, đầu vào |
| Phần mềm hoặc tệp sổ kế toán | Số dư cuối kỳ gần nhất khớp báo cáo đã nộp chưa |
| Tài khoản ngân hàng của công ty | Quyền xem sao kê hoặc được cung cấp sao kê định kỳ |
Đổi thông tin liên hệ trên tài khoản thuế là việc hay bị quên nhất. Thông báo của cơ quan thuế vẫn gửi vào email người cũ, và công ty chỉ biết khi đã quá hạn.
Công ty khai theo tháng hay theo quý, xem ở đâu
Hỏi: Người cũ nói “công ty mình khai quý”, có cần kiểm lại không?
Có. Kỳ khai thuế giá trị gia tăng gắn với quy mô doanh thu năm trước theo quy định hiện hành, và công ty mới thành lập có cách xác định riêng. Nhìn danh sách tờ khai đã nộp trên tài khoản thuế điện tử: kỳ gần nhất là tháng hay quý, có thông báo nào về việc đổi kỳ khai không.
Thuế thu nhập cá nhân khấu trừ từ lương là một chuyện khác: công ty chỉ khai khi có phát sinh khấu trừ, theo tháng hoặc quý tuỳ trường hợp. Đừng suy kỳ khai thuế thu nhập cá nhân từ kỳ khai thuế giá trị gia tăng.
Hỏi: Nếu năm 2026 doanh thu tăng mạnh thì sao?
Tổng doanh thu năm 2026 là căn cứ để xác định kỳ khai năm 2027. Ghi chú ngay việc này vào bảng công việc tháng 1/2027, vì nếu phải chuyển sang khai tháng thì tờ khai tháng 1/2027 hạn ngay 22/2/2027 (ngày 20/2 rơi vào thứ Bảy).
Kỳ cũ có sai sót: ai sửa, sửa thế nào
Hỏi: Rà lại thấy quý trước kê thiếu một hoá đơn bán ra. Kế toán mới có phải sửa không?
Sai sót của kỳ cũ là việc của công ty, không phải của riêng người cũ. Cách xử lý chung là khai bổ sung cho kỳ có sai sót; nếu làm tăng số thuế phải nộp thì nộp thêm cùng tiền chậm nộp tính theo ngày (mức 0,03%/ngày theo quy định lâu nay — kiểm mức hiện hành). Phát hiện sớm và tự khai bổ sung trước khi cơ quan thuế kiểm tra luôn nhẹ hơn để bị phát hiện.
Trước khi khai bổ sung, báo giám đốc bằng văn bản: kỳ nào, sai gì, số tiền ảnh hưởng, đề xuất xử lý. Đây vừa là quy trình đúng vừa là cách tách rõ việc phát hiện với việc gây ra sai sót.
Hỏi: Kỳ cũ có tờ khai chưa nộp thì làm gì trước?
Nộp ngay tờ khai còn thiếu, kể cả khi không phát sinh số thuế. Kỳ trống kéo dài là một trong những lý do khiến hồ sơ công ty bị chú ý trong đợt rà soát mã số thuế năm 2026.
Hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng chưa trả qua ngân hàng
Hỏi: Trong sổ có nhiều hoá đơn đầu vào lớn ghi “chưa thanh toán”. Có cần làm gì trước cuối năm?
Có. Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ. Việc cần làm:
- Lọc danh sách hoá đơn đầu vào từ 5 triệu đồng, đối chiếu với sao kê để biết hoá đơn nào đã trả, trả bằng gì.
- Hoá đơn đã khấu trừ nhưng trả bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân: xem lại cách xử lý theo quy định, báo giám đốc.
- Hoá đơn chưa trả: đưa vào kế hoạch thanh toán qua ngân hàng và theo dõi thời hạn theo hợp đồng.
Không gộp, không tách hoá đơn để xoay quanh mốc 5 triệu. Dữ liệu hoá đơn điện tử cho thấy rõ những kiểu tách lặp lại.
Thuế thu nhập doanh nghiệp: mức nào và tạm nộp bao nhiêu
Hỏi: Công ty doanh thu khoảng 2 tỷ đồng/năm. Tạm nộp theo 20% hay mức khác?
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, có mức 15% với doanh nghiệp tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng, 17% với doanh nghiệp trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng, và 20% là mức phổ thông. Kiểm quyết toán năm 2025 đã áp mức nào, rồi dùng mức phù hợp với doanh thu dự kiến 2026 để ước số tạm nộp.
Tạm nộp quý III đã hết hạn ngày 30/10/2026. Tạm nộp quý IV có hạn danh nghĩa 30/1/2027, rơi vào thứ Bảy nên lùi sang thứ Hai 1/2/2027. Tổng bốn quý tạm nộp phải đạt tỷ lệ tối thiểu so với số quyết toán theo quy định quản lý thuế hiện hành, nên quý IV là lúc bù phần thiếu nếu ba quý đầu tạm nộp thấp.
Công ty nhỏ và vừa thành lập mới có thể đang trong thời gian miễn thuế 3 năm theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Kiểm hồ sơ xem người cũ đã xác định điều kiện miễn thế nào, dựa trên văn bản nào.
Lương nhân viên: giảm trừ mới và cộng tác viên
Hỏi: Bảng lương tháng 10 người cũ để lại vẫn trừ giảm trừ bản thân theo mức cũ. Có sai không?
Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ bản thân là 15,5 triệu đồng/tháng và mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Nếu bảng lương 2026 vẫn dùng mức cũ, nhân viên bị tạm khấu trừ cao hơn cần thiết. Sửa từ tháng gần nhất; phần chênh các tháng trước sẽ được tính lại khi quyết toán năm, nhưng nên báo nhân viên để họ biết.
Hỏi: Công ty trả tiền cho người làm ngoài không ký hợp đồng lao động thì khấu trừ thế nào?
Khoản trả từ 2 triệu đồng/lần cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng thì khấu trừ 10% trước khi trả. Người có tổng thu nhập thấp có thể làm bản cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để chưa bị khấu trừ. Kiểm hồ sơ xem các bản cam kết người cũ nhận có đủ và đúng người không.
Từ 1/7/2025, số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân. Danh sách nhân viên, cộng tác viên nên cập nhật số định danh để khi khai không bị lệch.
Văn bản mới từ 1/7/2026: đọc cái nào trước
Hỏi: Người cũ chưa kịp cập nhật văn bản mới. Nên đọc theo thứ tự nào?
Với công ty nhỏ, thứ tự hợp lý là theo việc hằng tháng:
- Hoá đơn: Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về hoá đơn, chứng từ điện tử.
- Khai, nộp, hạn: Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC hướng dẫn quản lý thuế.
- Thuế thu nhập cá nhân: Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC.
- Đăng ký thuế: Thông tư 90/2026/TT-BTC, khi công ty đổi địa chỉ, đổi người đại diện.
Không cần đọc hết một lần. Mỗi khi làm một nghiệp vụ, mở đúng văn bản điều chỉnh nghiệp vụ đó và đối chiếu mẫu biểu đang dùng.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: danh sách tờ khai đã nộp, số còn phải nộp, thông báo.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đầu ra, đầu vào theo kỳ, để đối chiếu với sổ.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế, địa chỉ đang ghi nhận.
- Thuế cơ sở hoặc Thuế tỉnh, thành phố quản lý: hỏi các khoản nợ, thông báo chưa rõ.
Muốn có khung công việc hằng tháng cho người mới, có thể tham khảo phần kế toán thuế thực hành trên Học Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Người cũ không bàn giao mật khẩu tài khoản thuế điện tử thì làm sao?
Doanh nghiệp làm thủ tục cấp lại mật khẩu theo hướng dẫn trên cổng thuế điện tử, thường cần chữ ký số của công ty. Nếu chữ ký số cũng không còn thì phải xử lý chữ ký số trước, rồi mới lấy lại tài khoản.
Kế toán mới có phải ký lại các tờ khai cũ không?
Không. Tờ khai đã nộp giữ nguyên người lập của kỳ đó. Kế toán mới chỉ ký hoặc lập các tờ khai từ khi nhận việc, kể cả tờ khai bổ sung cho kỳ cũ nếu có.
Có nên nộp tờ khai tháng 11 sớm trước hạn 21/12 không?
Nên chốt số liệu sớm, nhất là với kế toán mới chưa quen dữ liệu công ty. Nộp trước vài ngày để còn thời gian xử lý khi chữ ký số hoặc hệ thống trục trặc.
Công ty không còn lệ phí môn bài từ năm 2026 thì có phải làm gì với khoản môn bài cũ?
Lệ phí môn bài bãi bỏ từ 1/1/2026. Nếu còn khoản môn bài của các năm trước chưa nộp thì vẫn phải xử lý; kiểm trên tài khoản thuế điện tử xem có dòng nợ nào không.
Giám đốc hay trả tiền nhà cung cấp bằng tài khoản cá nhân, kế toán nên nói thế nào?
Nói bằng số: những hoá đơn nào từ 5 triệu đồng đang bị vướng điều kiện khấu trừ, số thuế đầu vào liên quan là bao nhiêu. Đề xuất quy trình trả từ tài khoản công ty cho các hoá đơn sau.
Phát hiện sai sót lớn của người cũ, có nên báo cơ quan thuế ngay không?
Báo giám đốc trước, thống nhất cách xử lý, rồi tự khai bổ sung theo quy định. Việc tự phát hiện và khai bổ sung là đường đúng; không cần và không nên xử lý sau lưng người quản lý doanh nghiệp.
