Khoá sổ năm 2026 sớm: tám việc doanh nghiệp làm được ngay trong quý IV

Doanh nghiệp có năm tài chính theo năm dương lịch phải nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2026 chậm nhất ngày 31/3/2027 (thứ Tư), là ngày cuối cùng tháng thứ 3 sau năm tài chính theo Luật Quản lý thuế. Nhưng có tám việc làm được ngay trong quý IV/2026: đối chiếu công nợ, rà hoá đơn đầu vào, rà chi phí thiếu chứng từ, kiểm tra tài sản cố định, chuẩn bị kiểm kê, ước tính thuế cả năm, chốt dữ liệu lao động và người phụ thuộc, và rà giao dịch với bên liên quan.

Quý I mỗi năm là quý nặng nhất với phòng kế toán: vừa nộp tờ khai quý IV, vừa khoá sổ, lập báo cáo tài chính, quyết toán cả thuế thu nhập doanh nghiệp lẫn thuế thu nhập cá nhân. Chuyển được phần việc không gắn với ngày 31/12 lên trước sẽ giảm áp lực đáng kể — và quan trọng hơn, sai sót phát hiện trong năm còn sửa được trong năm.

Vì sao năm 2026 càng nên làm sớm

Kỳ quyết toán năm 2026 có ba điểm mới so với các năm trước:

• Đây là năm thứ hai áp thuế suất theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 (15%, 17%, 20% theo quy mô doanh thu). Những điểm còn lúng túng ở kỳ quyết toán năm 2025 — cách xác định doanh thu làm mốc, điều kiện ưu đãi — nên được làm rõ và ghi lại căn cứ trước kỳ này, thay vì lặp lại cách hiểu cũ.
• Từ 1/7/2026, bộ văn bản về quản lý thuế, hoá đơn, thuế thu nhập cá nhân được thay mới (Nghị định 252, 253, 254/2026/NĐ-CP và các Thông tư 87, 89, 91/2026/TT-BTC). Năm 2026 vì thế có nửa đầu theo văn bản cũ, nửa sau theo văn bản mới.
• Năm đầu áp mức giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng và 6,2 triệu đồng khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Ba điểm này đều cần thời gian để đọc, đối chiếu, thử trên số liệu thật. Để tới tháng 3 mới làm thì gần như chắc chắn thiếu thời gian.

Việc 1 và 2: đối chiếu công nợ, rà hoá đơn đầu vào

Đối chiếu công nợ. Gửi đề nghị xác nhận số dư cho khách hàng và nhà cung cấp lớn tại ngày 30/11, rồi cập nhật lại tại ngày 31/12. Chênh lệch phát hiện ở tháng 12 xử lý dễ hơn nhiều so với tháng 3: người phụ trách bên kia còn nhớ, chứng từ còn trong tay.

Rà hoá đơn đầu vào. Tải toàn bộ hoá đơn đầu vào mười một tháng trên cổng hoá đơn điện tử, đối chiếu với sổ:

• Hoá đơn có trên hệ thống mà không có trong sổ: hỏi nhà cung cấp, xác định có phải hàng của mình không.
• Hoá đơn có trong sổ mà không có trên hệ thống: kiểm tra lại tính hợp lệ.
• Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên: kiểm tra chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Luật 48/2024/QH15.
• Hoá đơn từ nhà cung cấp đã ngừng hoạt động, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký: gom hồ sơ chứng minh giao dịch thật.

Phần hoá đơn từ 5 triệu đồng chưa thanh toán qua ngân hàng được bàn riêng ở bài xử lý hoá đơn mua vào từ 5 triệu chưa trả qua ngân hàng.

Việc 3: rà chi phí thiếu chứng từ

Chi phí thiếu chứng từ là nguồn loại chi phí phổ biến nhất khi quyết toán. Trong quý IV, lọc sổ chi phí theo ba nhóm:

1. Chi phí không có hoá đơn: xác định khoản nào mua của hộ, cá nhân không kinh doanh và cần bảng kê theo mẫu; khoản nào đáng lẽ phải có hoá đơn mà chưa đòi.
2. Chi phí có hoá đơn nhưng thiếu hồ sơ đi kèm: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho, quyết định công tác.
3. Chi phí có hoá đơn, đủ hồ sơ nhưng thanh toán tiền mặt với giá trị cần chứng từ không dùng tiền mặt theo văn bản hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.

Với từng nhóm, quyết định trong tháng 12: bổ sung được thì bổ sung ngay, không bổ sung được thì chủ động loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán. Chủ động loại luôn nhẹ hơn để cơ quan thuế loại khi kiểm tra.

Việc 4 và 5: tài sản cố định và chuẩn bị kiểm kê

Tài sản cố định. Rà danh sách tài sản: tài sản đã thanh lý chưa ghi giảm, tài sản mua trong năm chưa bắt đầu khấu hao, thời gian khấu hao đang áp có trong khung quy định không. Kiểm tra hồ sơ của tài sản mua mới: hoá đơn, hợp đồng, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán.

Chuẩn bị kiểm kê. Lên kế hoạch kiểm kê ngày 31/12 ngay từ tháng 11: ai kiểm, kiểm kho nào, mẫu biên bản, cách xử lý hàng hỏng, hàng chậm luân chuyển. Hàng hỏng cần huỷ nên làm thủ tục trong năm (biên bản, hồ sơ huỷ) nếu muốn ghi nhận vào chi phí năm 2026.

Với doanh nghiệp có nhiều kho hoặc hàng gửi ở kho thuê, nhà phân phối, nên gửi đề nghị xác nhận số lượng hàng gửi ngay trong tháng 12 để có số đối chiếu tại ngày 31/12.

Việc 6: ước tính thuế thu nhập doanh nghiệp cả năm

Có số liệu mười tháng, ước tính lợi nhuận cả năm và tính thuế theo mức thuế suất phù hợp. Kết quả dùng để:

• Điều chỉnh số tạm nộp quý IV (hạn 30/1/2027 là thứ Bảy, lùi sang thứ Hai 1/2/2027), để tổng tạm nộp bốn quý không thấp hơn tỷ lệ tối thiểu so với số quyết toán theo văn bản hướng dẫn.
• Kiểm tra mốc doanh thu 3 tỷ và 50 tỷ đồng nếu doanh nghiệp ở gần mốc.
• Kiểm tra căn cứ ưu đãi nếu doanh nghiệp đang hưởng miễn, giảm (ví dụ miễn thuế 3 năm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới theo Nghị quyết 198/2025/QH15).
• Báo chủ doanh nghiệp số dự kiến phải nộp để chuẩn bị dòng tiền.

Ước tính không cần chính xác tới từng đồng; cần đủ để thấy có bất ngờ lớn hay không. Một bảng một trang là đủ: doanh thu mười tháng, dự kiến hai tháng cuối, chi phí tương ứng, các khoản dự kiến bị loại, thu nhập tính thuế ước tính, thuế suất áp dụng, số đã tạm nộp và số còn thiếu. Bảng này cũng chính là khung để lập hồ sơ quyết toán vào tháng 3, chỉ cần thay số ước tính bằng số thật.

Việc 7 và 8: lao động, người phụ thuộc và bên liên quan

Lao động và người phụ thuộc. Trong tháng 11–12:

• Nhắc người lao động kiểm tra, bổ sung người phụ thuộc trước kỳ lương cuối năm.
• Lập danh sách người lao động nghỉ việc trong năm, cấp đủ chứng từ khấu trừ.
• Xác định trước ai uỷ quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân, ai tự quyết toán; chuẩn bị mẫu giấy uỷ quyền.
• Rà hợp đồng lao động, hợp đồng cộng tác: khoản trả từ 2 triệu đồng/lần cho người không có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng đã khấu trừ 10% chưa.

Giao dịch với bên liên quan. Doanh nghiệp có công ty mẹ, công ty con, công ty cùng chủ sở hữu cần liệt kê giao dịch trong năm để chuẩn bị phần kê khai giao dịch liên kết. Quản lý thuế đối với giao dịch liên kết có nghị định mới từ 1/7/2026 (Nghị định 255/2026/NĐ-CP); chi tiết việc cần làm có ở bài giao dịch liên kết và nghị định mới.

Tự kiểm tra ở đâu

• Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đầu ra, đầu vào luỹ kế năm 2026 — nguồn chính để đối chiếu doanh thu và chi phí.
• Tài khoản thuế điện tử: tờ khai đã nộp các kỳ, số tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp đã nộp, số còn phải nộp, tiền chậm nộp.
• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái nhà cung cấp lớn.
• Sổ kế toán và sao kê ngân hàng: đối chiếu số dư với xác nhận của ngân hàng.

Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán; sắp xếp gọn trong quý IV cũng là chuẩn bị cho việc lưu trữ.