Quán ăn, quán cà phê gia đình hết khoán chỉ cần làm đều một việc: chốt doanh thu mỗi ngày một lần, tách ba nguồn tiền — tiền mặt, chuyển khoản, đơn qua ứng dụng giao đồ ăn — và ghi vào một chỗ cố định. Cuối tháng cộng các ngày lại là có doanh thu để khai. Không cần phần mềm đắt tiền, không cần ghi từng ly nước; cần đều đặn và không bỏ sót nguồn nào.
Khó của quán ăn uống khác tiệm tạp hoá: khách lẻ đông, giá nhỏ, nhiều người trong nhà cùng thu tiền, và một phần doanh thu đi qua ứng dụng giao đồ ăn với kỳ đối soát riêng. Nghị quyết 198/2025/QH15 chấm dứt phương pháp khoán thuế với hộ kinh doanh chậm nhất năm 2026, nên từ đây số khai là số quán tự ghi. Bài này đi qua cách ghi vừa đủ và những chỗ hay hụt.
Ba nguồn tiền của một quán và vì sao phải tách
| Nguồn | Đặc điểm | Dấu vết để đối chiếu |
|---|---|---|
| Tiền mặt | Nhiều khoản nhỏ, nhiều người cầm | Chỉ có sổ của quán — nên phải ghi kỹ nhất |
| Chuyển khoản, quét mã | Tiền vào thẳng tài khoản, có giờ, có số tiền | Sao kê ngân hàng |
| Đơn qua ứng dụng giao đồ ăn | Giá bán trên ứng dụng khác giá tại quán, bị trừ phí, tiền về theo kỳ | Báo cáo đối soát của ứng dụng |
Tách ba nguồn vì mỗi nguồn sai theo một cách. Tiền mặt dễ thiếu vì quên ghi; chuyển khoản dễ lẫn với tiền nhà; đơn ứng dụng dễ ghi nhầm số tiền về tài khoản thành doanh thu, trong khi doanh thu là giá bán cho khách, phí ứng dụng là chi phí của quán. Khi đã tách, cuối tháng chỉ cần so từng nguồn với dấu vết của nó.
Mẫu chốt ca năm phút cuối ngày
Mỗi tối, hoặc mỗi ca nếu quán có hai ca, người đóng quán ghi một dòng gồm:
- Ngày, ca, người chốt.
- Tiền mặt: đếm tiền trong hộp trừ tiền lẻ để sẵn đầu ca.
- Chuyển khoản: cộng các khoản báo về điện thoại trong ca, hoặc xem lịch sử giao dịch trong ngày.
- Số đơn ứng dụng và tổng giá bán theo màn hình quản lý đơn của ứng dụng.
- Ghi chú: khách ghi nợ, khách trả trước tiệc, món tặng, tiền trả lại khách.
Ghi vào cùng một chỗ mọi ngày: một cuốn sổ riêng để ở quầy, hoặc một bảng tính trên điện thoại. Đừng ghi hôm sổ hôm giấy rời. Chữ xấu không sao; thiếu ngày mới là vấn đề.
Nếu quán đang dùng máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng in phiếu cho khách, báo cáo cuối ngày của máy thay được phần lớn việc này. Khi đó, việc cần làm là đối chiếu báo cáo máy với tiền thật trong hộp và trong tài khoản, không ghi lại tay từng món.
Những khoản hay sót hoặc ghi nhầm
- Tiệc, đặt bàn trả trước. Khách chuyển cọc tuần trước, tiệc diễn ra tuần này. Ghi doanh thu vào ngày phục vụ; tiền cọc ghi chú riêng để không cộng hai lần.
- Khách quen ghi nợ, trả cuối tháng. Ghi doanh thu theo ngày bán, đánh dấu “chưa thu”; khi thu thì chỉ gạch nợ, không cộng thêm doanh thu.
- Người nhà thu tiền vào tài khoản cá nhân. Con cái trông quán hộ, khách chuyển vào tài khoản của con. Vẫn là doanh thu của quán; ghi ngay trong ngày kèm tên tài khoản nhận.
- Đơn ứng dụng bị huỷ, hoàn tiền. Trừ khỏi doanh thu theo báo cáo của ứng dụng, giữ lại báo cáo.
- Bán nguyên liệu, bán lại đồ cho quán khác. Cũng là doanh thu, nhiều quán quên vì coi đó là “chuyện nhỏ”.
- Tiền nhà chuyển vào tài khoản bán hàng. Không phải doanh thu; ghi chú ngay để cuối tháng không bị cộng nhầm.
Cách giảm lẫn lộn hiệu quả nhất là một tài khoản chỉ dùng nhận tiền bán hàng, mã quét đặt ở quầy trỏ về tài khoản đó, và người nhà không dùng mã cá nhân để nhận tiền khách.
Cuối tháng: từ sổ ngày ra số để khai
Một buổi cuối tháng, chủ quán làm bốn việc:
- Cộng doanh thu từng nguồn của cả tháng từ sổ chốt ca.
- So chuyển khoản với sao kê: tổng sao kê tiền vào trừ các khoản đã ghi chú không phải doanh thu, phải gần bằng dòng chuyển khoản trong sổ.
- So đơn ứng dụng với báo cáo đối soát: dùng tổng giá bán theo báo cáo, không dùng số tiền về tài khoản.
- Ghi tổng doanh thu tháng vào một trang tổng hợp, kèm ghi chú những chênh lệch có lý do.
Khai theo tháng hay theo quý, khai những chỉ tiêu nào, tính theo tỷ lệ nào cho nhóm dịch vụ ăn uống — những điều này theo quy định hiện hành và hướng dẫn của Thuế cơ sở nơi quán đăng ký. Nhưng dù khai theo kỳ nào, sổ tháng vẫn là thứ phải có. Quán khai theo quý thì cộng ba trang tháng.
Giả sử một quán cà phê có doanh thu ngày thường khoảng vài triệu đồng, cuối tuần cao hơn. Nếu chỉ ước theo trí nhớ, con số cuối tháng dễ lệch đáng kể so với thực tế; nếu có sổ chốt ca, cuối tháng chỉ còn vài khoản chênh cần giải thích. Khác biệt đó chính là khác biệt giữa khai có căn cứ và khai phỏng đoán.
Chia việc trong gia đình: ai chốt, ai cộng, ai giữ giấy tờ
Quán gia đình thường có ba bốn người cùng đứng quầy, và sổ hỏng chủ yếu vì không ai chắc việc đó là của mình. Chia rõ ngay từ đầu:
- Người đóng quán mỗi ca chốt ca và ký tên vào dòng của ca mình. Người đóng ca sáng không để người ca chiều chốt hộ.
- Một người cộng cuối tháng, thường là chủ hộ hoặc người rành điện thoại nhất nhà. Người này cũng là người đối chiếu sao kê và báo cáo ứng dụng.
- Một chỗ giữ giấy tờ: hoá đơn mua nguyên liệu, báo cáo đối soát tải về, ảnh chụp sổ — để trong một cặp hồ sơ hoặc một thư mục trên điện thoại, đặt tên theo tháng.
Khi có người mới phụ quán, dạy họ đúng hai điều trước tiên: tiền khách chuyển phải vào mã của quán, và cuối ca phải ghi dòng chốt. Những việc khác có thể học dần.
Hoá đơn cho khách: khi nào phải xuất
Quán ăn uống thường bán cho người tiêu dùng không cần hoá đơn, nhưng vẫn có khách công ty xin hoá đơn tiếp khách, đặt tiệc cuối năm. Hộ kinh doanh thuộc diện phải dùng hoá đơn điện tử, hoặc hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền, thì xuất theo quy định; hộ chưa thuộc diện thì hỏi Thuế cơ sở về cách cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh.
Từ ngày 1/7/2026, quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử được thay bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Quán nào đang chuẩn bị dùng hoá đơn từ máy tính tiền nên hỏi rõ theo văn bản mới, không làm theo hướng dẫn cũ tải trên mạng.
Một lưu ý: hoá đơn đã xuất là doanh thu đã có dấu vết. Doanh thu trong sổ không được thấp hơn tổng hoá đơn đã xuất trong kỳ.
Tự kiểm tra ở đâu và những việc không cần làm
Chủ quán tự kiểm tra được ở:
- Ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử: thông tin đăng ký của hộ, kỳ khai, số đã nộp.
- Cổng hoá đơn điện tử: nếu quán đã dùng hoá đơn, xem tổng hoá đơn đã xuất trong tháng.
- Báo cáo đối soát của ứng dụng giao đồ ăn và sao kê tài khoản bán hàng.
- Thuế cơ sở nơi đăng ký: hỏi về kỳ khai, tỷ lệ áp dụng, cách nộp.
Những việc không cần: không cần ghi từng món bán ra nếu đã có tổng chốt ca đúng; không cần mua phần mềm quản lý đắt tiền chỉ để khai thuế; không cần thuê người làm sổ hằng ngày — người đóng quán làm năm phút là đủ. Muốn đọc thêm cách tách tiền bán hàng khỏi tiền nhà, xem bài về nhận tiền qua mã QR và tách tài khoản bán hàng.
Câu hỏi thường gặp
Quán chỉ bán tiền mặt, không có chuyển khoản thì ghi thế nào?
Vẫn chốt tiền mặt cuối ngày vào sổ. Khi chỉ có tiền mặt, sổ của quán là dấu vết duy nhất, nên càng cần đều đặn. Giữ thêm hoá đơn mua nguyên liệu để khi cần có thể giải thích quy mô bán hàng hợp lý.
Đơn qua ứng dụng giao đồ ăn thì doanh thu là tiền về tài khoản hay giá khách trả?
Doanh thu là giá bán món ăn cho khách theo báo cáo của ứng dụng; phí, chiết khấu ứng dụng thu là chi phí của quán. Ghi tiền về tài khoản làm doanh thu là ghi thiếu.
Người nhà nhận tiền khách vào tài khoản riêng có sao không?
Tiền đó vẫn là doanh thu của quán và phải ghi vào sổ. Để lâu dài, nên chuyển về một tài khoản chỉ dùng cho quán để khỏi lẫn và khỏi kéo tài khoản của người nhà vào việc đối chiếu.
Tháng nghỉ sửa quán nửa tháng thì khai thế nào?
Khai doanh thu thực tế những ngày có bán. Nếu nghỉ dài, hỏi Thuế cơ sở về việc thông báo tạm ngừng; ghi chú ngày nghỉ trong sổ để khi so với tháng khác không bị hỏi vì sao doanh thu giảm.
Có cần giữ sổ chốt ca bao lâu?
Nên giữ sổ và các báo cáo đối soát, sao kê ít nhất đến khi kỳ khai liên quan không còn bị xem xét lại, và tốt nhất giữ theo năm cùng hồ sơ thuế của hộ. Chụp ảnh sổ mỗi tuần là cách lưu rẻ và chắc.
Quán nhỏ doanh thu thấp có cần làm tất cả những việc này?
Quán có doanh thu năm dưới ngưỡng không phải nộp thuế theo quy định hiện hành vẫn nên ghi sổ, vì đó là căn cứ để chứng minh mình dưới ngưỡng. Mức ngưỡng cụ thể tra theo văn bản đang hiệu lực.
