Khi sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán đã khấu trừ, nộp thay thuế trên doanh thu bán qua sàn, người bán cá nhân vẫn còn năm việc phải tự làm: kiểm tra chứng từ khấu trừ, tự khai doanh thu bán ngoài sàn, theo dõi đơn hoàn và huỷ, lưu số liệu đủ để giải trình, và xem lại mô hình kinh doanh khi quy mô tăng. Sàn chỉ lo phần tiền đi qua sàn; phần còn lại vẫn là của người bán.
Cơ chế khấu trừ thay được áp dụng từ giữa năm 2025 cho hộ, cá nhân kinh doanh trên sàn có chức năng thanh toán. Tỷ lệ khấu trừ theo nhóm hàng hoá, dịch vụ và các trường hợp sàn không khấu trừ tra ở văn bản hiện hành. Bài này viết cho người bán trực tuyến không có cửa hàng; hộ có cửa hàng xem bài riêng về hộ kinh doanh bán qua sàn trên Kênh Thuế.
Sàn khấu trừ thay nghĩa là gì với người bán
Mỗi khi đơn hàng hoàn tất và tiền đi qua hệ thống thanh toán của sàn, sàn tính số thuế theo tỷ lệ áp dụng cho nhóm hàng hoá, dịch vụ, giữ lại và nộp vào ngân sách thay người bán. Người bán nhận phần tiền còn lại sau khi trừ thuế và các loại phí của sàn.
Ba điều người bán hay hiểu nhầm:
- Thuế không phải phí sàn. Khoản sàn giữ lại để nộp thuế là tiền thuế của người bán; phí sàn là giá dịch vụ của sàn. Hai khoản này ghi khác nhau trên báo cáo.
- Khấu trừ trên doanh thu, không trên lãi. Bán lỗ vẫn bị khấu trừ, vì thuế tính theo tỷ lệ trên doanh thu.
- Sàn chỉ biết phần của sàn. Đơn khách nhắn tin đặt rồi chuyển khoản riêng không nằm trong số sàn khấu trừ.
Năm việc người bán vẫn phải tự làm
| Việc | Làm thế nào | Nhịp |
|---|---|---|
| Kiểm chứng từ khấu trừ | Tải từ tài khoản người bán, so với báo cáo đơn hàng | Mỗi kỳ sàn phát hành |
| Khai doanh thu ngoài sàn | Cộng doanh thu mạng xã hội, chuyển khoản trực tiếp, nền tảng không có chức năng thanh toán | Theo kỳ khai quy định |
| Theo dõi đơn hoàn, đơn huỷ | Đánh dấu đơn phát sinh sau khi kỳ đã chốt | Hằng tháng |
| Lưu số liệu | Báo cáo sàn, chứng từ, sao kê, bảng tổng hợp theo tháng | Hằng tháng |
| Xem lại mô hình kinh doanh | Khi doanh thu, số người làm, khách doanh nghiệp tăng | Mỗi năm một lần |
Nếu tất cả doanh thu đều đi qua sàn có chức năng thanh toán, việc thứ hai gần như không có. Nhưng rất ít người bán trực tuyến chỉ bán trên một sàn mà không có đơn nào qua tin nhắn.
Việc thứ tư thường bị xem nhẹ nhất. Báo cáo trên sàn có thể chỉ xem được trong một khoảng thời gian nhất định, và khi đóng gian hàng thì việc lấy lại dữ liệu cũ khó hơn nhiều. Tải về mỗi tháng một lần, đặt tên tệp theo tháng và tên sàn, là đủ để hai ba năm sau vẫn trả lời được câu hỏi “tháng đó bán được bao nhiêu, đã bị khấu trừ bao nhiêu”. Nên lưu thêm một bản ngoài máy tính cá nhân, phòng khi máy hỏng.
Bán trên nhiều sàn và mạng xã hội
Giả sử chị G bán mỹ phẩm làm thủ công, trong một tháng:
- Sàn thứ nhất: 40 triệu đồng doanh thu, đã được khấu trừ.
- Sàn thứ hai: 25 triệu đồng, đã được khấu trừ.
- Khách đặt qua trang mạng xã hội, chuyển khoản trực tiếp: 18 triệu đồng.
- Một nền tảng rao vặt không có chức năng thanh toán, khách trả tiền khi nhận hàng qua đơn vị vận chuyển thu hộ: 7 triệu đồng.
Phần sàn đã khấu trừ là 65 triệu đồng. Phần chị G phải tự khai là 18 + 7 = 25 triệu đồng. Tổng quy mô bán hàng của chị trong tháng là 90 triệu đồng — con số dùng để tự đánh giá quy mô và các ngưỡng liên quan.
Tiền thu hộ qua đơn vị vận chuyển là chỗ hay bị quên: tiền về tài khoản dưới dạng một khoản gộp từ đơn vị vận chuyển, trông như không phải tiền bán hàng. Nên đối chiếu báo cáo thu hộ với danh sách đơn để ghi đúng doanh thu.
Hoàn hàng, huỷ đơn và khuyến mãi của sàn
- Hoàn hàng sau kỳ: đơn đã tính khấu trừ ở kỳ trước, khách trả hàng ở kỳ sau. Sàn thường điều chỉnh ở kỳ phát sinh hoàn; người bán ghi chú để khi đối chiếu chứng từ không bị lệch.
- Mã giảm giá do sàn tài trợ và mã giảm giá do người bán tài trợ ảnh hưởng khác nhau tới doanh thu. Xem báo cáo của sàn tách hai loại này thế nào, và hỏi hỗ trợ người bán nếu chưa rõ doanh thu tính khấu trừ dựa trên con số nào.
- Đơn giao thất bại: không phát sinh doanh thu nếu tiền không được thanh toán; kiểm tra xem sàn đã loại đơn này khỏi số tính khấu trừ chưa.
Không cần hiểu hết thuật toán của sàn. Chỉ cần mỗi tháng so ba con số: doanh thu trên báo cáo đơn hàng, doanh thu tính khấu trừ trên chứng từ, và tiền thực nhận về tài khoản sau phí. Lệch bất thường thì hỏi sàn ngay.
Khi nào nên đăng ký hộ kinh doanh
Bán trực tuyến không có cửa hàng vẫn là kinh doanh. Có vài dấu hiệu cho thấy nên đăng ký hộ kinh doanh (hoặc cân nhắc doanh nghiệp):
- Doanh thu ổn định, vượt xa ngưỡng không phải nộp thuế theo quy định hiện hành.
- Thuê người đóng gói, trực tin nhắn, chụp ảnh thường xuyên.
- Có khách là doanh nghiệp cần hoá đơn.
- Cần hợp đồng thuê kho, vay vốn, làm việc với nhà cung cấp lớn.
- Muốn mở cửa hàng hoặc điểm lấy hàng.
Năm 2026 là năm thuế khoán chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và lệ phí môn bài đã được bãi bỏ từ 1/1/2026, nên chi phí “đứng tên hộ” về mặt lệ phí nhẹ hơn trước. Nhưng đăng ký hộ đi kèm nghĩa vụ kê khai, sổ sách; hỏi thuế cơ sở trước khi quyết định.
Những cách làm không nên
- Kéo khách từ sàn sang giao dịch riêng để tránh bị khấu trừ. Phần doanh thu đó vẫn phải tự khai; không khai là rủi ro, và tài khoản trên sàn còn có thể bị xử lý theo quy định của sàn.
- Mở gian hàng bằng tên nhiều người thân để mỗi gian dưới ngưỡng. Nếu cùng một người điều hành, doanh thu có thể bị xác định lại theo thực tế.
- Không giữ báo cáo sàn vì nghĩ sàn đã lưu. Khi đóng gian hàng hoặc đổi tài khoản, dữ liệu cũ có thể không còn truy cập được.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản người bán trên từng sàn: báo cáo đơn hàng, báo cáo thanh toán, chứng từ khấu trừ thuế theo kỳ.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại, đăng nhập bằng số định danh: số thuế sàn đã nộp thay đã được ghi nhận cho bạn chưa, tờ khai đã nộp cho phần ngoài sàn.
- Sao kê ngân hàng và báo cáo thu hộ của đơn vị vận chuyển: tiền thực nhận từ các kênh.
- Thuế cơ sở nơi cư trú: kỳ khai và cách khai phần doanh thu ngoài sàn.
Thói quen tốt nhất: cuối mỗi tháng dành một giờ tải báo cáo, điền bảng tổng hợp, lưu vào một thư mục theo tháng. Mười hai giờ mỗi năm đủ để không bao giờ phải dựng lại số liệu từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Sàn đã khấu trừ thuế thì cuối năm có phải quyết toán không?
Với phần doanh thu đã được sàn khấu trừ theo tỷ lệ, người bán cá nhân thường không phải khai lại để nộp thêm. Phần doanh thu ngoài sàn khai theo kỳ quy định. Kiểm tra hướng dẫn hiện hành cho trường hợp của mình.
Tổng doanh thu cả năm dưới ngưỡng không phải nộp thuế nhưng sàn vẫn khấu trừ thì sao?
Hỏi cơ quan thuế quản lý về cách xử lý theo quy định hiện hành. Giữ đủ báo cáo doanh thu cả năm từ tất cả các kênh và chứng từ khấu trừ để làm căn cứ.
Bán đồ cá nhân đã qua sử dụng trên sàn có bị khấu trừ không?
Tuỳ việc sàn có phân loại đó là hoạt động kinh doanh hay không và quy định về các trường hợp không khấu trừ. Nếu chỉ thanh lý đồ dùng cá nhân không thường xuyên, hỏi sàn và cơ quan thuế để được xử lý đúng.
Phát trực tiếp bán hàng trên mạng xã hội, tiền về tài khoản cá nhân thì khai thế nào?
Nếu nền tảng không khấu trừ thay, đó là doanh thu bạn tự khai theo kỳ. Giữ danh sách đơn, sao kê và báo cáo thu hộ để xác định doanh thu từng kỳ.
Sàn khấu trừ nhầm tỷ lệ của nhóm hàng khác thì làm gì?
Kiểm tra danh mục ngành hàng bạn đã khai trên sàn, sửa nếu chọn sai, và gửi yêu cầu điều chỉnh qua kênh hỗ trợ người bán kèm chứng từ. Giữ lại toàn bộ trao đổi.
Người bán có phải xuất hoá đơn cho khách mua trên sàn không?
Sàn khấu trừ thuế thay nhưng không lập hoá đơn thay người bán. Người bán cá nhân chưa đăng ký hộ kinh doanh thường không tự lập được hoá đơn; khách cần hoá đơn thì hỏi cơ quan thuế về cách cấp hoá đơn theo từng lần hoặc cân nhắc đăng ký hộ.
