Người bán online nhận tiền từ nhiều nguồn nên cộng doanh thu theo đơn hàng đã bán, tách theo kênh bán, chứ không cộng theo số tiền về tài khoản. Doanh thu phần bán qua sàn có chức năng thanh toán thường đã được sàn khấu trừ, nộp thuế thay; phần bán qua mạng xã hội, trang riêng, khách chuyển khoản trực tiếp hay trả khi nhận hàng thì người bán tự khai. Cộng sót thường xảy ra ở phần thứ hai.
Tiền về tài khoản không trùng với doanh thu vì sàn trừ phí trước, tiền về theo đợt, đơn bị hoàn, đơn vị vận chuyển chuyển tiền thu hộ chậm vài ngày. Bài này dựng một bảng đơn giản để người bán cá nhân hoặc hộ kinh doanh online biết mỗi tháng mình bán được bao nhiêu, bao nhiêu đã được khấu trừ, bao nhiêu phải tự khai.
Bốn đường tiền về của một người bán online
| Đường tiền | Tiền về thế nào | Thuế |
|---|---|---|
| Sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán | Sàn gom tiền khách, trừ phí, khoản hoàn, chuyển phần còn lại theo đợt | Sàn khấu trừ, nộp thay theo quy định; người bán nhận chứng từ khấu trừ |
| Ví điện tử, cổng thanh toán gắn với trang bán hàng riêng | Về ví hoặc tài khoản sau khi trừ phí giao dịch | Người bán tự khai |
| Khách chuyển khoản trực tiếp (chốt đơn qua tin nhắn, mạng xã hội) | Về ngay tài khoản người bán | Người bán tự khai |
| Tiền thu hộ khi giao hàng | Đơn vị vận chuyển thu của khách, chuyển lại theo đợt sau khi trừ phí vận chuyển | Người bán tự khai (nếu không qua sàn) |
Một người bán có thể dùng cả bốn đường trong cùng một tháng. Chỉ nhìn một nguồn (ví dụ chỉ nhìn tiền sàn chuyển về) là chắc chắn sót.
Nguyên tắc: doanh thu là giá bán, không phải tiền về
Ba khoản làm tiền về khác doanh thu:
- Phí sàn, phí thanh toán, phí vận chuyển bị trừ trước. Doanh thu là giá bán cho khách; phí là chi phí của người bán. Lấy số tiền về làm doanh thu thì doanh thu bị hụt đúng bằng phí.
- Đơn huỷ, đơn hoàn. Đơn đã giao rồi bị hoàn, tiền bị trừ lại ở đợt sau. Doanh thu phải giảm tương ứng ở kỳ phát sinh hoàn, có chứng từ từ sàn hoặc thoả thuận với khách.
- Khuyến mãi. Mã giảm giá do người bán tài trợ làm giảm giá bán; mã do sàn tài trợ thì người bán vẫn nhận đủ giá, sàn bù phần giảm. Cách thể hiện theo báo cáo của sàn.
Vì vậy, nguồn đúng để cộng doanh thu là báo cáo đơn hàng (của sàn, của trang bán hàng, của sổ chốt đơn), còn sao kê tài khoản dùng để đối chiếu rằng tiền đã về đủ.
Bảng doanh thu tháng: một dòng mỗi kênh
Mỗi tháng lập một bảng như sau (số liệu giả định):
| Kênh | Doanh thu theo đơn | Hoàn, huỷ | Doanh thu thuần | Đã được khấu trừ thuế? |
|---|---|---|---|---|
| Sàn A | 48 triệu | 3 triệu | 45 triệu | Có (theo chứng từ sàn) |
| Sàn B | 22 triệu | 1 triệu | 21 triệu | Có (theo chứng từ sàn) |
| Mạng xã hội, chuyển khoản | 30 triệu | 0 | 30 triệu | Không — tự khai |
| Thu hộ khi giao hàng (ngoài sàn) | 12 triệu | 2 triệu | 10 triệu | Không — tự khai |
| Cộng | 112 triệu | 6 triệu | 106 triệu | 66 triệu đã khấu trừ, 40 triệu tự khai |
Tổng doanh thu 106 triệu đồng là con số dùng để xét ngưỡng doanh thu năm và để hiểu quy mô kinh doanh thật. Phần 40 triệu đồng là phần người bán cần tự kê khai theo kỳ đã đăng ký; phần 66 triệu đồng đã được sàn khấu trừ thì lưu chứng từ để đối chiếu và dùng khi khai tổng hợp nếu hướng dẫn yêu cầu.
Đối chiếu tiền về với từng kênh
Cuối tháng, đối chiếu từng dòng của bảng với tiền thật đã về:
- Sàn: tải báo cáo thanh toán của từng sàn, cộng các đợt chuyển trong tháng. Tiền về = doanh thu thuần − phí sàn − phí thanh toán ± điều chỉnh. Khớp thì đánh dấu; lệch thì tìm đơn đang khiếu nại, đơn chưa đối soát.
- Chuyển khoản trực tiếp: lọc sao kê tài khoản bán hàng, so với sổ chốt đơn. Khoản chuyển không ghi nội dung phải tìm ra là đơn nào.
- Thu hộ: tải bảng đối soát của đơn vị vận chuyển; tiền về = tiền thu hộ − phí vận chuyển − phí thu hộ. Đơn hoàn do khách không nhận thì không có tiền thu hộ.
- Ví điện tử: tải lịch sử giao dịch, tách tiền bán hàng khỏi tiền nạp, tiền chuyển cá nhân.
Các khoản còn treo (tiền chưa về, đơn đang khiếu nại) ghi vào một danh sách riêng, kèm ngày dự kiến xử lý. Danh sách này ngắn thì quy trình đang chạy tốt; danh sách dài ra qua từng tháng là dấu hiệu có kênh đang bị bỏ quên.
Những chỗ hay sót và cách chặn
- Đơn chốt qua tin nhắn, khách chuyển khoản vào tài khoản người thân. Đây là phần doanh thu dễ “biến mất” nhất. Chặn bằng cách chỉ dùng một tài khoản bán hàng và không nhận tiền qua tài khoản người khác.
- Bán sỉ cho người quen trả tiền mặt. Vẫn là doanh thu. Ghi vào sổ chốt đơn như mọi đơn khác.
- Sàn mới dùng thử vài tháng rồi bỏ. Doanh thu và chứng từ khấu trừ của sàn đó vẫn phải lưu, dù đã đóng gian hàng.
- Tiền thu hộ về chậm sang tháng sau. Doanh thu vẫn tính theo tháng bán, tiền về chậm chỉ là khoản treo.
Doanh thu bán qua kênh không khấu trừ tại nguồn là phần cơ quan thuế có thể đối chiếu qua dòng tiền ngân hàng. Khai đủ từ đầu luôn nhẹ hơn giải trình sau.
Nhịp làm việc: mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi kỳ khai
Người bán một mình hoặc hai ba người không cần phần mềm đắt tiền. Cần một nhịp đều:
- Mỗi ngày (năm phút): ghi các đơn chốt ngoài sàn vào sổ chốt đơn — ngày, khách, hàng, giá, cách trả tiền. Đơn trên sàn thì sàn đã ghi sẵn.
- Mỗi tuần (nửa giờ): đánh dấu đơn đã giao, đơn hoàn; khớp chuyển khoản trong tuần với đơn tương ứng.
- Mỗi tháng (một buổi): tải báo cáo các sàn, bảng đối soát thu hộ, sao kê; lập bảng doanh thu theo kênh như ở trên; cập nhật danh sách khoản treo.
- Mỗi kỳ khai (tháng hoặc quý): cộng phần doanh thu tự khai của các tháng trong kỳ, khai và nộp trước hạn — kỳ tháng là ngày 20 tháng sau, kỳ quý là ngày cuối cùng tháng đầu quý sau.
Cuối năm, mười hai bảng tháng cộng lại là bức tranh doanh thu cả năm, sẵn để đối chiếu với dữ liệu sàn và dòng tiền nếu có câu hỏi.
Khi nào nên đăng ký hộ kinh doanh
Người bán online quy mô nhỏ có thể đang khai thuế như cá nhân kinh doanh. Khi doanh thu tăng, bán đều đặn, thuê người đóng gói, có kho, nên cân nhắc đăng ký hộ kinh doanh để:
- Có tư cách rõ ràng khi làm việc với sàn, đơn vị vận chuyển, nhà cung cấp.
- Dùng hoá đơn khi khách hàng là doanh nghiệp cần.
- Có tài khoản, sổ sách tách biệt với chi tiêu cá nhân.
Từ năm 2026, phương pháp khoán chấm dứt và lệ phí môn bài đã bãi bỏ (Nghị quyết 198/2025/QH15), nên chi phí “ra mặt” đăng ký hộ thấp hơn trước. Phần người bán vẫn phải làm dù sàn đã khấu trừ thay có ở bài sàn khấu trừ thuế thay người bán.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang quản lý người bán của từng sàn: báo cáo đơn hàng, báo cáo thanh toán, chứng từ khấu trừ thuế.
- Ứng dụng ngân hàng, ví điện tử: sao kê tài khoản bán hàng theo tháng.
- Trang đối soát của đơn vị vận chuyển: tiền thu hộ đã chuyển, phí đã trừ.
- Ứng dụng thuế hoặc tài khoản thuế điện tử: doanh thu đã khai các kỳ, số thuế sàn đã nộp thay cho mình (nếu hiển thị), thông báo của cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp
Sàn đã khấu trừ thuế rồi thì doanh thu sàn có phải cộng vào tổng doanh thu không?
Có, để biết quy mô kinh doanh thật và xét các ngưỡng theo quy định. Phần sàn đã khấu trừ, nộp thay thì người bán không nộp lại, nhưng vẫn lưu chứng từ và khai theo hướng dẫn nếu có yêu cầu.
Doanh thu tính theo tiền sàn chuyển về có được không?
Không nên. Tiền sàn chuyển về đã trừ phí và khoản hoàn, nên thấp hơn doanh thu. Doanh thu là giá bán cho khách theo đơn hàng đã hoàn tất.
Phí sàn có được trừ khi tính thuế không?
Với cá nhân, hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu, phí sàn không được trừ khỏi doanh thu tính thuế. Phí là chi phí kinh doanh, ảnh hưởng lợi nhuận chứ không làm giảm doanh thu chịu thuế.
Bán qua mạng xã hội không có chức năng thanh toán thì ai khấu trừ?
Khi nền tảng không tham gia thu tiền, không có ai khấu trừ thay. Người bán tự đăng ký, khai và nộp thuế theo kỳ với cơ quan thuế quản lý.
Đơn hoàn sau khi đã khai thuế tháng trước thì xử lý sao?
Ghi giảm doanh thu ở kỳ phát sinh hoàn, kèm chứng từ hoàn từ sàn hoặc bằng chứng hoàn tiền cho khách. Không sửa ngược số của kỳ trước nếu hướng dẫn không yêu cầu.
Nhận tiền bán hàng vào ví điện tử rồi rút về tài khoản thì có bị tính hai lần không?
Không, nếu ghi chép đúng. Doanh thu tính một lần theo đơn hàng; việc rút từ ví về tài khoản chỉ là chuyển tiền giữa hai nơi của cùng một người. Ghi chú các lần rút để khi đối chiếu không cộng trùng.
Có cần giữ lại tin nhắn chốt đơn không?
Nên giữ, ít nhất là bản tổng hợp đơn theo ngày. Với đơn chốt qua tin nhắn, đó là chứng từ gần nhất cho biết đã bán gì, cho ai, giá bao nhiêu khi cần giải thích một khoản tiền về.
